Übersicht der Bestellung

Die Bestellübersicht in Digital Purchase Order (DPO) bietet Ihnen Zugriff auf alle Informationen, die Sie zum Prüfen und Verwalten Ihrer Bestellungen benötigen. Nach dem Anmelden bei DPO gelangen Sie standardmäßig zum Bereich „Ansicht“ , wo Sie Bestellungen sowie deren Genehmigungs-, Liefer- und Rechnungsstatus einsehen können.

Suchen und filtern Sie Ihre Bestellungen

DPO bietet verschiedene Suchoptionen, die sich auch kombinieren lassen. Auf der linken Seite können Sie auswählen, welche Bestellungen angezeigt werden sollen.

Sie können Bestellungen filtern nach:

• Ihre eigenen Bestellungen

• Alle Bestellungen

• Budget

• Abteilung

• Anbieter

• Ausgabenart

• Währung

• Genehmiger

Wenn zusätzliche benutzerdefinierte Felder, sogenannte Komponenten , konfiguriert wurden, können Sie diese auch zum Filtern Ihrer Bestellungen verwenden.

Bestellungen nach Status filtern

Sobald Sie die entsprechende Kategorie ausgewählt haben, können Sie die Ergebnisse weiter nach dem Status der Bestellungen eingrenzen.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Ausstehend

• Genehmigt

• Abgelehnt

• Geschlossen

• Leere

• Alle

Dies ermöglicht es Ihnen, den Fokus der Übersicht auf Bestellungen mit einem bestimmten Status zu richten.

Nutzen Sie zusätzliche Filter und die Stichwortsuche.

DPO bietet zudem zusätzliche Filteroptionen, die gleichzeitig angewendet werden können. Beispielsweise können Sie Bestellungen nach Rechnungsstatus , Abgleichstatus , Kennzeichnungen oder Kontonummern filtern. Sie können die Ergebnisse auch auf einen bestimmten Zeitraum beschränken.

Für eine noch gezieltere Suche nutzen Sie das Freitext-Suchfeld. Geben Sie ein beliebiges Wort oder eine beliebige Phrase ein, um nach passenden Bestellungen zu suchen.

Prüfen Sie die Informationen in der Bestellung.

Wenn Sie eine Bestellung öffnen, stehen Ihnen oben auf der Seite mehrere Bereiche zur Verfügung:

• Überblick

• Spielmodus

• Tracking-Tabelle

• Anlagen

• Kommentare

Unterhalb dieser Abschnitte können Sie die Genehmigungskette und die Lieferanteninformationen einsehen. Informationen zum Ersteller werden auf der rechten Seite angezeigt.

Weiter unten zeigt DPO alle im Bestellauftrag enthaltenen Artikel sowie das zugewiesene Budget an, sofern die Budgetfunktion genutzt wird. Falls Komponenten konfiguriert wurden, werden diese zusammen mit dem Lieferstatus und etwaigen Anmerkungen am Seitenende angezeigt.

Bestellungen als PDF herunterladen

Bestellungen können als PDF-Dokumente heruntergeladen und auf Ihrem Computer gespeichert werden. Um eine einzelne Bestellung herunterzuladen, klicken Sie auf das PDF-Symbol links neben der entsprechenden Bestellung. Wenn Sie mehrere Bestellungen herunterladen möchten, verwenden Sie die Stapeldruckfunktion . Sie können einzelne Bestellungen hinzufügen oder alle Bestellungen aus Ihren aktuellen Suchergebnissen in den Stapeldruck verschieben. Ein Stapeldruck sollte maximal 500 Bestellungen umfassen.

Kontrolle der Transparenz von Bestellungen

Nicht jeder Benutzer hat automatisch die Berechtigung, alle Bestellungen einzusehen. Der DPO-Buchadministrator kann die Sichtbarkeit von Bestellungen für jeden Benutzer unter Einstellungen > Benutzer durch Bearbeiten des jeweiligen Benutzerprofils konfigurieren.

Je nach den zugewiesenen Berechtigungen kann ein Benutzer Folgendes anzeigen:

• Nur ihre eigenen Bestellungen

• Bestellungen aus ihrer Abteilung

• Alle Bestellungen

• Keine Bestellungen

  
  

Dadurch wird festgelegt, welche Bestellungen jedem Benutzer im DPO-Buch zur Verfügung stehen.

Halten Sie Ihre Bestellungen übersichtlich.

Die Bestellübersicht fasst Ihre Bestellungen zusammen und bietet verschiedene Möglichkeiten zum Suchen, Filtern und Abrufen der benötigten Informationen. Durch die Kombination von Kategorien, Statusfiltern, zusätzlichen Filtern und der Stichwortsuche können Sie die angezeigten Bestellungen Ihren Anforderungen entsprechend eingrenzen.

Sobald Sie eine Bestellung öffnen, können Sie die Genehmigungsinformationen, Lieferantendetails, Artikel, das Budget, die Komponenten, den Lieferstatus und Notizen von einem Ort aus einsehen.

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