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So aktivieren Sie Lieferantenbenachrichtigungen

Bogdan Büchner
9. Aug.
2 Min. Lesezeit

Die manuelle Weiterleitung jeder genehmigten Bestellung an einen Lieferanten bedeutet einen zusätzlichen Arbeitsschritt in Ihrem Einkaufsprozess. Mit der digitalen Bestellung (DPO) können Sie diesen Prozess automatisieren. Sobald automatische E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, sendet DPO die endgültig genehmigten Bestellungen direkt an Ihre Lieferanten.

Automatische Lieferantenbenachrichtigungen aktivieren

Um die Funktion zu aktivieren, öffnen Sie die Einstellungen und navigieren Sie zu Lieferanten .

Hier können Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen für alle neu erstellten Lieferanten aktivieren.

Wenn Sie automatische Benachrichtigungen nur für ausgewählte Lieferanten nutzen möchten, öffnen Sie einfach das entsprechende Lieferantenprofil und aktivieren Sie dort das Benachrichtigungs-Kontrollkästchen.

Bevor Sie die Funktion aktivieren, stellen Sie sicher, dass im Lieferantenprofil eine gültige E-Mail-Adresse gespeichert ist.

Erhalten Sie eine Kopie der Lieferantenbenachrichtigungen

Wenn Sie jedes Mal eine Kopie erhalten möchten, wenn DPO eine Bestellung an einen Lieferanten sendet, öffnen Sie die PDF-Einstellungen . Geben Sie im Abschnitt „Automatische E-Mail-Benachrichtigung für Lieferanten“ Ihre E-Mail-Adresse als CC- oder BCC- Empfänger ein. DPO sendet Ihnen dann eine Kopie jeder Lieferantenbenachrichtigung.

Fügen Sie der Bestellung Anlagen bei

Wenn Sie die Funktion „Anhänge in der Datenverarbeitung“ nutzen, werden Anhänge zu Bestellungen standardmäßig nicht an Lieferanten gesendet. Um Anhänge in die Benachrichtigungs-E-Mails an Lieferanten aufzunehmen, kehren Sie zu den Lieferanteneinstellungen zurück und aktivieren Sie die entsprechende Option. Laden Sie Ihre Anhänge wie gewohnt beim Erstellen einer Bestellung hoch.

Sobald ein Anhang erfolgreich hochgeladen wurde, erscheint neben der Datei ein E-Mail-Symbol. Aktivieren Sie dieses Symbol für jeden Anhang, der nach der endgültigen Genehmigung automatisch an den Lieferanten gesendet werden soll. So können Sie genau steuern, welche Anhänge mit Ihrem Lieferanten geteilt werden.

Sparen Sie Zeit mit automatisierten Lieferantenbenachrichtigungen.

Automatische Lieferantenbenachrichtigungen machen die manuelle Weiterleitung endgültig genehmigter Bestellungen an Lieferanten überflüssig. Nach der Konfiguration sendet DPO die Bestellung automatisch an den Lieferanten, wobei Sie weiterhin die Kontrolle über Empfänger, Kopien und Anhänge behalten.