Vertrauen, Sicherheit und Compliance bei DPO
DPO unterstützt Unternehmen dabei, Ausgaben transparent zu kontrollieren, Bestellungen sicher zu genehmigen, Rechnungen effizient zu verarbeiten und Budgetvorgaben zuverlässig einzuhalten.
Unsere Plattform wurde speziell für Finanzteams entwickelt, die Compliance-Anforderungen erfüllen und gleichzeitig klare, nachvollziehbare sowie revisionssichere Workflows etablieren möchten.
ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen
Gehostet in der EU
DSGVO-konform
GoBD-konform
Sichere Genehmigungsworkflows
Prüfungsreife Dokumentation
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01.
Sicherheit
Sicherheitslösungen für Finanzprozesse
DPO wurde für Unternehmen entwickelt, die in ihren Einkaufs- und Rechnungsprozessen ein hohes Maß an Kontrolle, Transparenz und Verantwortung benötigen. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Kundendaten zu schützen, den Zugriff auf die Plattform sicher zu steuern und zuverlässige, nachvollziehbare Workflows zu ermöglichen.
Sichere Benutzerauthentifizierung und kontrollierter Plattformzugriff
Rollenbasierte Genehmigungsworkflows
Vollständige Prüfprotokolle für Bestellungen, Genehmigungen und Rechnungsentscheidungen
TLS/SSL-Verschlüsselung für sichere Datenübertragung
Schutz vertraulicher Finanz- und Geschäftsdokumente
Kontinuierliche Verbesserung der Sicherheitskontrollen und internen Prozesse
01.
Compliance
Compliance, auf die Sie sich verlassen können
DPO unterstützt Unternehmen dabei, Einkaufs- und Rechnungsfreigabeprozesse konform, transparent und gut dokumentiert abzubilden. Unsere Plattform hilft Teams, Genehmigungen zu standardisieren, Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren und Finanzworkflows für interne Kontrollen und Audits vorzubereiten.
Automatische Extraktion von Rechnungsdaten
DPO unterstützt die strukturierte Erfassung und Verarbeitung relevanter Rechnungsinformationen.
DSGVO
Personenbezogene Daten werden vertraulich behandelt und in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO, verarbeitet.
GoBD
DPO unterstützt die Erstellung revisionssicherer Dokumentationen und ist als GoBD-konforme Lösung für digitale Bestellungen gelistet.
EU-Hosting
DPO wird innerhalb der EU gehostet, genauer gesagt in Dublin, Irland.
03.
Datenschutz
Datenschutz und Datensicherheit
Der Schutz personenbezogener und geschäftlicher Daten hat bei Digital Purchase Order höchste Priorität.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Website, Plattform und Dienstleistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt gemäß den geltenden gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen.
Automatische Extraktion von Rechnungsdaten
Verarbeitung personenbezogener Daten grundsätzlich innerhalb der EU bzw. des EWR
Einsatz geeigneter Schutzmaßnahmen und Standardvertragsklauseln, sofern Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeitet werden
Abschluss von Datenverarbeitungsvereinbarungen mit eingesetzten Drittanbietern, sofern diese als Auftragsverarbeiter tätig sind
04.
KI & Rechnungsautomatisierung
Verantwortungsvoller Einsatz von KI bei der Rechnungsautomatisierung
Die digitale Bestellabwicklung nutzt Automatisierungs- und KI-gestützte Technologien, um die Erfassung, den Abgleich und die Genehmigung von Rechnungen effizienter zu gestalten.
Diese Technologien helfen dabei, Rechnungsdaten zu extrahieren, Rechnungen mit Bestellungen zu verknüpfen und Abweichungen sichtbar zu machen. Kunden bleiben jedoch jederzeit für die Prüfung, Validierung und Genehmigung von Transaktionen verantwortlich.
KI-gestützte Extraktion von Rechnungsdaten
Automatisierter Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen
Erkennung von Diskrepanzen und Duplikaten
Kurze Überprüfung und Anpassungen
Menschliche Genehmigungsprozesse bleiben Teil des Prozesses
05.
Drittanbieter
Vertrauenswürdige Dienstleister
Digital Purchase Order arbeitet mit sorgfältig ausgewählten Drittanbietern zusammen, um seine Dienstleistungen bereitzustellen, zu sichern und kontinuierlich zu verbessern. Sofern Drittanbieter in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, werden entsprechende Datenverarbeitungsvereinbarungen abgeschlossen, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.
Anbieter
Zweck
Ort / Notizen
Amazon Web Services / Amazon Textract
Basisversion
Wird für die OCR/KI-gestützte Dokumentenverarbeitung verwendet.
Microsoft 365
Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation
Microsoft Ireland Operations Limited
Okta
Identitätsmanagement / sichere Anmeldung
Cloudbasiertes Identitätsmanagement
Pendo
Basisversion
Standardausgabe
Plausible Analysen
Website-Analyse
Datenschutzfreundliche Analysen
hCaptcha
Bot-/Spamschutz
Sicherheitsprüfung für Formulare
Mailchimp
Newsletter-Zustellung
Wird für Newsletter-Kampagnen verwendet
PayPal
Zahlungsabwicklung
Wird für die Online-Zahlungsabwicklung verwendet.
06.
Penetrationstests und Sicherheitsüberprüfungen
Regelmäßige Penetrationstests und unabhängige Sicherheitsüberprüfungen
DPO führt regelmäßig Penetrationstests und Sicherheitsbewertungen durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und die Sicherheit der Plattform kontinuierlich zu verbessern.
Diese Tests helfen uns, technische Sicherheitsvorkehrungen zu validieren, unsere Infrastruktur zu stärken und ein hohes Schutzniveau für Kundendaten sicherzustellen.
Aus Sicherheits- und Vertraulichkeitsgründen werden vollständige Penetrationstestberichte nicht öffentlich bereitgestellt. Kunden und Interessenten können jedoch im Rahmen ihrer Lieferantenprüfung eine Zusammenfassung oder relevante Sicherheitsdokumentation anfordern.
Regelmäßige Penetrationstests der DPO-Plattform
Unabhängige Sicherheitsbewertungen
Kontinuierliche Verbesserung auf Grundlage der ermittelten Erkenntnisse
Sicherheitsdokumentation auf Anfrage erhältlich
Vollständige Berichte werden nur unter angemessenen Vertraulichkeitsbedingungen weitergegeben.
07.
Sicherheits-FAQ
Ist Digital Purchase Order nach ISO 27001 zertifiziert?
Ja. In der digitalen Bestellung ist vermerkt, dass es sich um ein nach ISO 27001 zertifiziertes Unternehmen handelt.
Wo ist DPO gehostet?
DPO wird innerhalb der EU gehostet, genauer gesagt in Dublin, Irland.
Unterstützt DPO die Anforderungen der DSGVO?
Ja. Die Datenschutzrichtlinie von DPO beschreibt, wie personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen, einschließlich der DSGVO, verarbeitet werden.
Nutzt DPO KI-gestützte Technologien?
JJa. DPO setzt KI-gestützte Technologien zur Rechnungsautomatisierung ein, insbesondere zur Extraktion und zum Abgleich von Rechnungsdaten. Die Ergebnisse werden dem Nutzer zur Prüfung und Freigabe bereitgestellt.
Können Prüfprotokolle bereitgestellt werden?
Ja. DPO stellt nachvollziehbare Prüfprotokolle über Genehmigungs- und Finanzprozesse bereit, einschließlich Bestellfreigaben und Rechnungsentscheidungen.
Welche juristische Person steht hinter DPO?
Digital Purchase Order wird von der LeBog Software GmbH, Straßburger Str. 18, 10405 Berlin, Deutschland, betrieben.
Gastgeber ist die EU (Dublin/Irland)
TÜV-zertifiziert
GoBD-konformes Unternehmen
DIN EN ISO/IEC 27001
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Unser Team unterstützt Sie gern bei der Lieferantenprüfung, bei Beschaffungsprozessen oder bei internen Compliance-Bewertungen. Fordern Sie Zugang zu relevanten Dokumenten rund um Sicherheit, Datenschutz und Compliance an oder kontaktieren Sie uns bei konkreten Fragen.
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