So laden Sie neue Benutzer ein
Die korrekte Verwaltung der Benutzerzugriffe trägt dazu bei, dass jede Person im Datenschutzbeauftragten mit den für ihre Aufgaben relevanten Informationen und Funktionen arbeiten kann. Administratoren können neue Benutzer einladen und deren Zugriff direkt im Bereich „Benutzerverwaltung“ konfigurieren.
DPO bietet detaillierte Steuerungsmöglichkeiten für Sichtbarkeit, Abteilungen, Rollen, Genehmigungsstufen, individuelle Berechtigungen und Kommentare. Bestehende Benutzerkonfigurationen lassen sich kopieren, wodurch die Einrichtung mehrerer Benutzer mit ähnlichen Verantwortlichkeiten vereinfacht wird.
Zugriff auf die Benutzerverwaltung
Sie benötigen Administratorrechte, um Benutzer zu verwalten und einzuladen. Gehen Sie zu Einstellungen und wählen Sie Benutzer aus, um die Benutzerverwaltungsübersicht zu öffnen.
Hier sehen Sie die Benutzer in Ihrem Datenschutzbeauftragten-Buch zusammen mit wichtigen Informationen wie Rolle, Position und Genehmigungsstufen. Durch Klicken auf einen Benutzer erhalten Sie zusätzliche Informationen zu dessen Sichtbarkeit, zugeordneten Abteilungen, Rollen, Genehmigungsstufen und Kommentarberechtigungen.
Einen neuen Benutzer einladen
Um jemanden zu Ihrem Datenschutzbeauftragten-Buch hinzuzufügen, wählen Sie „Neue Benutzer einladen“ . Geben Sie zunächst die allgemeinen Informationen des Benutzers ein, einschließlich E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname. Bei Bedarf können Sie auch das Unternehmen, die Telefonnummer und die Position hinzufügen.
Sobald die grundlegenden Informationen eingegeben sind, können Sie genau konfigurieren, worauf der Benutzer innerhalb von DPO zugreifen und was er tun soll.
Benutzersichtbarkeit konfigurieren
Die Sichtbarkeit bestimmt, auf welche Dokumente ein Benutzer zugreifen kann. Für Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben können Sie festlegen, ob der Benutzer Zugriff auf Folgendes hat:
Alle relevanten Dokumente
Dokumente aus den jeweiligen Abteilungen
Nur ihre eigenen Dokumente
Keine Dokumente
Die verfügbaren Sichtbarkeitseinstellungen umfassen Bestellungen, Rechnungen und Deckblätter, sodass der Zugriff an die Verantwortlichkeiten des Benutzers angepasst werden kann.
Abteilungen und Genehmigungsstufen zuweisen
Der Zugriff auf Abteilungen kann individuell konfiguriert werden. Je nach Konfiguration kann ein Benutzer Dokumente einer bestimmten Abteilung einsehen und genehmigen , nur einsehen oder gar keinen Zugriff darauf haben.
Wenn der Benutzer an einem Genehmigungsprozess teilnehmen muss, können Sie ihm auch die entsprechenden Genehmigungsstufen für Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben zuweisen.
Wählen Sie die passende Benutzerrolle aus
Im nächsten Schritt wird die passende Benutzerrolle zugewiesen. Ein Administrator hat beispielsweise Zugriff auf den Einstellungsbereich, ein Standardbenutzer hingegen nicht.
Benutzerdefinierte Rollen können ebenfalls zugewiesen werden, sofern sie bereits für Ihr DPO-Buch konfiguriert wurden.
Individuelle Berechtigungen konfigurieren
Berechtigungen legen fest, welche zusätzlichen Aktionen ein Benutzer in DPO ausführen kann. Dadurch wird vermieden, jedem Benutzer Zugriff auf alle DPO-Funktionen zu gewähren, und stattdessen kann der Arbeitsbereich des Benutzers auf die tatsächlich benötigten Funktionen konzentriert werden.
Je nach ihren Verantwortlichkeiten können Berechtigungen Benutzern Folgendes ermöglichen:
Kontocodes eingeben
Rechnungen verwalten
Bestellungen ändern oder stornieren
Budgets verwalten
Ausgaben prüfen
Neue Bestellungen erstellen
Wenn ein Benutzer beispielsweise keine Kenntnisse über Kontocodes hat, müssen ihm die Felder für Kontocodes nicht angezeigt werden. Aktivieren Sie nur die Berechtigungen, die für die Aufgaben dieses Benutzers erforderlich sind.
Kommentarberechtigungen festlegen
Kommentarberechtigungen bieten eine weitere Kontrollmöglichkeit. Sie können festlegen, ob ein Benutzer Kommentare schreiben darf und ob er nur seine eigenen Kommentare oder alle Kommentare sehen kann.
Nachdem Sie die vollständige Benutzerkonfiguration überprüft haben, klicken Sie auf „Einladen“ . Der Datenschutzbeauftragte sendet dem neuen Benutzer eine Einladungs-E-Mail, damit dieser seine Registrierung abschließen und ein Passwort erstellen kann.
Was tun, wenn die Einladungs-E-Mail nicht ankommt?
Falls der Benutzer die Einladungs-E-Mail nicht erhält, bitten Sie ihn, zuerst seinen Spam-Ordner zu überprüfen und zu bestätigen, dass die richtige E-Mail-Adresse in DPO eingegeben wurde.
Falls der ursprüngliche Einladungslink abgelaufen ist, kann der Benutzer auf die Anmeldeseite des Datenschutzbeauftragten gehen und „Passwort vergessen?“ auswählen, um einen neuen Passwortlink anzufordern.
Vorhandene Benutzerkonfiguration kopieren
Wenn Sie jemanden einladen möchten, dessen Einstellungen denen eines bestehenden Benutzers ähneln, müssen Sie nicht alles von Grund auf neu konfigurieren. Öffnen Sie in der Benutzerverwaltung das Menü neben dem bestehenden Benutzer und wählen Sie „Benutzer kopieren“ .
Der Datenschutzbeauftragte verwendet die Konfiguration des vorhandenen Benutzers als Ausgangspunkt für den neuen Benutzer. Anschließend können Sie die persönlichen Daten des neuen Benutzers eingeben, die kopierte Konfiguration überprüfen, gegebenenfalls Änderungen vornehmen und die Einladung versenden.
Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Benutzer ähnliche Rollen, Abteilungen, Berechtigungen oder Genehmigungsverantwortlichkeiten haben.
Bestehende Benutzer bearbeiten
Bestehende Benutzer können auch direkt in der Benutzerverwaltungsübersicht verwaltet werden. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben einem Benutzer, um dessen Konfiguration zu bearbeiten.
Von dort aus können Sie aktualisieren:
Sichtweite
Abteilungen
Rollen
Zustimmungsniveaus
Berechtigungen
Kommentareinstellungen
Kann ein Benutzer nicht gelöscht werden, prüfen Sie, ob ihm noch Genehmigungsstufen zugewiesen sind. Diese Genehmigungsstufenzuweisungen müssen entfernt werden, bevor der Benutzer gelöscht werden kann.
Mehrere Benutzer importieren
Wenn Sie eine große Anzahl von Benutzern hinzufügen müssen, ist es nicht nötig, diese einzeln einzuladen. DPO stellt im Bereich „Einstellungen“ ein Benutzerimportformular bereit.
Laden Sie die Tabelle herunter und füllen Sie die erforderlichen Benutzerinformationen aus. Die ausgefüllte Datei kann anschließend zum Import an support@digitalpurchaseorder.com gesendet werden.
Benutzerzugriffe effizient verwalten
Die Benutzerverwaltungseinstellungen von DPO ermöglichen Administratoren die Steuerung, auf welche Dokumente, Abteilungen, Workflows und Funktionen jeder Benutzer zugreifen kann. Durch die Kombination von Rollen, Genehmigungsstufen, Sichtbarkeitseinstellungen und individuellen Berechtigungen lässt sich der Arbeitsbereich jedes Benutzers an seine tatsächlichen Aufgaben anpassen.
Die Möglichkeit, bestehende Konfigurationen zu kopieren und eine größere Anzahl von Benutzern zu importieren, erleichtert auch die Verwaltung von Teams, in denen mehrere Personen ähnliche Einstellungen benötigen.
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