Wie man Rechnungen verarbeitet
- Bogdan Büchner
- 9. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen kann zeitaufwändig sein, insbesondere wenn Informationen eingegeben, geprüft, mit Bestellungen abgeglichen und durch mehrere Genehmigungsschritte geleitet werden müssen.
Die digitale Bestellabwicklung (Digital Purchase Order, DPO) vereint diese Prozesse in einem einzigen Workflow. Dank KI-gestützter Rechnungsverarbeitung, Bestellabgleich und konfigurierbarer Genehmigungsworkflows kann DPO den Zeitaufwand für die manuelle Rechnungsverarbeitung um bis zu 50 % reduzieren.
Rechnungen direkt im DPO empfangen
Der Einstieg ist ganz einfach. Rechnungen können an Ihre dedizierte E-Mail-Adresse für Datenschutzbeauftragte weitergeleitet werden, die Sie jederzeit unter Einstellungen > Rechnung finden.
Alle neu eingehenden Rechnungen werden im Rechnungseingang gesammelt, sodass Sie eingehende Rechnungen zentral prüfen und bearbeiten können.
Lassen Sie KI die Rechnungsdaten erfassen.
Sobald eine Rechnung eingegangen ist, liest und erfasst DPO automatisch die relevanten Rechnungsinformationen.
Im ersten Schritt werden die extrahierten Daten geprüft und validiert. Wurden alle erforderlichen Informationen korrekt erfasst, bestätigt ein grünes Symbol die Vollständigkeit der Rechnung. Fehlen Informationen, werden die entsprechenden Felder rot hervorgehoben.
Alle vorausgefüllten Felder können bei Bedarf manuell bearbeitet werden. Sie können auch zusätzliche Informationen hinzufügen, wie zum Beispiel:
- Abteilungen
- Kontocodes
- Beschreibungen
- Steuerinformationen
Sobald alle Details geprüft wurden, kann die Rechnung gespeichert und zum nächsten Schritt weitergeleitet werden.
Rechnungen den Bestellungen zuordnen
DPO nutzt außerdem KI, um Rechnungen mit bestehenden Bestellungen abzugleichen.
Im Abgleichbildschirm wählen Sie einfach eine Rechnungsposition aus, und DPO schlägt Ihnen den am besten geeigneten Artikel der Bestellung vor.
Der Matching-Prozess bleibt flexibel. Sie können:
Ordnen Sie mehrere Rechnungspositionen einem Bestellposten zu.
Aufteilung der Rechnungspositionen auf mehrere Bestellpositionen
Eine Rechnung ohne zugehörige Bestellung verarbeiten.
Übertragen Sie Informationen wie Kontonummern, Abteilungen oder Artikelbeschreibungen aus der Bestellung auf die Rechnung.
Falls später Änderungen erforderlich sind, ermöglicht Ihnen der Match-Modus, Rechnungen und Bestellungen jederzeit zu verknüpfen oder die Verknüpfung aufzuheben.
Automatisieren Sie Ihren Rechnungsfreigabe-Workflow.
Sobald eine Rechnung zugeordnet wurde, wird sie automatisch an den entsprechenden Genehmigungsprozess weitergeleitet.
Genehmigungsworkflows können innerhalb der DPO-Einstellungen entsprechend den individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens konfiguriert werden.
Genehmigende Personen können ihre Genehmigungsliste öffnen und die Rechnung zusammen mit der entsprechenden Bestellung nebeneinander prüfen, bevor sie ihre Entscheidung treffen.
Im Durchschnitt dauert der gesamte Rechnungsfreigabeprozess mit DPO weniger als fünf Minuten.
Exportieren und Nachverfolgen genehmigter Rechnungen
Nach der endgültigen Genehmigung können die Rechnungsdaten zur Weiterverarbeitung an Drittanbieterplattformen exportiert werden.
Alle verarbeiteten Rechnungen bleiben auch in der Rechnungsansicht verfügbar, wo Benutzer Folgendes tun können:
Rechnungen nach Stichwort durchsuchen
Nach Lieferant oder Abteilung filtern
Verarbeitete Rechnungen verfolgen
Rechnungen als bezahlt markieren
Dadurch entsteht eine übersichtliche und durchsuchbare Darstellung Ihres Rechnungsprozesses vom Eingang bis zur endgültigen Genehmigung.
Vereinfachen Sie die Rechnungsverarbeitung mit DPO
DPO vereint Rechnungserfassung, KI-gestützten Abgleich von Bestellungen, Genehmigungsworkflows und Rechnungsverfolgung in einem einzigen digitalen Prozess.
Das Ergebnis ist eine schnellere und transparentere Rechnungsverwaltung bei gleichzeitiger Reduzierung des manuellen Aufwands im gesamten Genehmigungsprozess.
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