Wie man Rechnungen in einer Bestellung verfolgt

Mit DPO können Sie Rechnungen direkt in Ihren Bestellungen verfolgen. Je nach benötigtem Detaillierungsgrad können Sie zwischen einem einfachen und einem erweiterten Rechnungsmodus wählen und die Rechnungsfunktion an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.

Aktivieren Sie die Rechnungsverwaltung für Benutzer

Bevor ein Benutzer Rechnungsinformationen verwalten kann, muss die erforderliche Berechtigung aktiviert werden. Gehen Sie zu Einstellungen , öffnen Sie den Tab „Benutzer“ und bearbeiten Sie das Profil des entsprechenden Benutzers, indem Sie das Kontrollkästchen „Kann Rechnungen verwalten“ aktivieren.

Wählen Sie zwischen dem einfachen und dem erweiterten Modus.

DPO bietet zwei verschiedene Modi zur Rechnungsverfolgung. Im einfachen Modus können Sie die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und die zugehörige Bestellnummer sowie einen Namen, den Nettorechnungsbetrag und zusätzliche Notizen eingeben.

Im erweiterten Modus können Rechnungen den einzelnen Positionen innerhalb der Bestellung zugeordnet werden. So kann der/die Datenschutzbeauftragte feststellen, ob alle Rechnungen eingegangen sind oder ob noch offene Rechnungen bestehen. Um den gewünschten Modus auszuwählen, gehen Sie zu Einstellungen , öffnen Sie den Tab „Rechnungen“ und wählen Sie die entsprechende Rechnungseinstellung.

Steuern und Mehrwertsteuer konfigurieren

Bestellungen in DPO werden mit Nettosummen erstellt, Rechnungen können jedoch auch Steuern oder Mehrwertsteuer enthalten. Die erforderlichen Steuereinstellungen können Sie daher unter Einstellungen > Steuern festlegen.

Öffnen Sie eine verfügbare Steuerzeile über das Stiftsymbol und erstellen Sie Ihre Steuereinstellungen. Sie können einen Namen vergeben, festlegen, ob die Steuer in der Rechnungsfunktion angezeigt werden soll, und die Steuerauswahl bei Bedarf als Pflichtfeld definieren.

Steuersätze festlegen

Je nach Konfiguration können Benutzer den Steuersatz entweder manuell eingeben oder aus einer vordefinierten Liste auswählen. Bei mehreren verfügbaren Steuersätzen kann die Liste auch durchsuchbar gemacht werden.

Nach dem Speichern der Steuereinstellungen können Sie mithilfe des Pfeils auf der linken Seite und anschließend der Plus- Schaltfläche einzelne Steuerwerte definieren. Jeder Wert kann einen eigenen Namen und, falls erforderlich, einen gültigen Zeitraum erhalten.

DPO ist nicht auf einen einzelnen Steuerposten beschränkt. Falls in Ihrem Land mehrere Steuern anfallen, können Sie für eine Rechnung mehrere Steuern auswählen.

Rechnungseinträge bearbeiten oder löschen

Wenn Sie die Berechtigung zum Bearbeiten von Rechnungsdaten haben, öffnen Sie die entsprechende Bestellung und wählen Sie den zugehörigen Rechnungseintrag aus. Dort können Sie die Informationen bearbeiten oder den gesamten Datensatz löschen.

Rechnungsbelege hochladen

Bei Verwendung der DPO-Anhangsfunktion können Rechnungsbelege auch direkt in den Rechnungseintrag hochgeladen werden. Die hochgeladene Datei erscheint dann als Anhang in der Bestellung, sodass Rechnungsinformationen und zugehörige Dokumente an einem Ort zusammengefasst sind.

Verknüpfen Sie Rechnungsinformationen mit Ihren Bestellungen.

Die Rechnungsverfolgungsfunktion von DPO ermöglicht es Ihnen, den Detaillierungsgrad an Ihren Workflow anzupassen. Ob Sie den einfachen Modus für grundlegende Rechnungsinformationen oder den erweiterten Modus zur Verfolgung von Rechnungen anhand von Bestellpositionen verwenden – die relevanten Daten bleiben stets mit der entsprechenden Bestellung verknüpft.

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