Wie man einen Kontenplan einrichtet
- Bogdan Büchner
- 9. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Die Kontenplanfunktion in DPO ermöglicht das Erstellen und Verwalten vordefinierter Konten, die Bestellungen, Rechnungen und Deckblättern zugeordnet werden können. Sie können die Kontenstruktur manuell erstellen oder bei einer größeren Anzahl von Konten eine Importvorlage verwenden.
Erstellen Sie Ihren Kontenplan
Gehen Sie zunächst zu den Einstellungen und öffnen Sie den Tab „Kontenplan“ . Klicken Sie auf „Neues Konto hinzufügen“ und geben Sie einen Kontocode und einen Kontonamen ein.
Wenn Ihre Buchhaltungsstruktur Unterkategorien enthält, können Sie das neue Konto auch einem bestehenden übergeordneten Konto zuordnen.
Konfigurieren Sie, wie Kontoinformationen angezeigt werden
Sobald Ihre Konten erstellt wurden, können Sie festlegen, wie die Informationen in DPO angezeigt werden sollen. Sie können nur den Kontocode , nur den Kontonamen oder beides anzeigen lassen.
Sie können auch den gesamten Kontenplan sperren. Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer nur Konten auswählen, die bereits in der vordefinierten Liste vorhanden sind, und keine weiteren Konten manuell eingeben.
Größere Kontolisten importieren
Bei einer großen Anzahl von Kontonummern kann die manuelle Eingabe zeitaufwändig sein. DPO bietet daher unter dem Reiter „Importieren“ in den Einstellungen eine Importvorlage an.
Laden Sie die Tabelle herunter, tragen Sie die relevanten Informationen ein und senden Sie die ausgefüllte Datei an support@digitalpurchaseorder.com . Das DPO-Team kümmert sich anschließend um den Import.
Kontencodes den Bestellungen zuordnen
Sobald Ihr Kontenplan eingerichtet oder importiert wurde, können Kontonummern direkt den Bestellpositionen zugeordnet werden.
Erstellen Sie eine neue Bestellung, öffnen Sie den Bereich „Artikel“ und geben Sie entweder die Kontonummer oder den Kontonamen ein. DPO zeigt automatisch passende Ergebnisse in einer Dropdown-Liste an, sodass Sie das richtige Konto auswählen können.
Verwenden Sie Kontocodes für Rechnungen und Deckblätter.
Diese Funktionalität steht auch für Rechnungen und Deckblätter zur Verfügung. Um eine Rechnung zu bearbeiten, öffnen Sie diese im Rechnungseingang , navigieren Sie zum Artikelbereich und geben Sie entweder die Kontonummer oder den Kontonamen ein.
DPO schlägt Ihnen passende Einträge aus Ihrem Kontenplan vor, sodass Sie dem jeweiligen Artikel den entsprechenden Code zuweisen können.
Kontocodeberechtigungen verwalten
Wenn das Feld für den Kontocode ausgegraut ist, hat der Benutzer keine Berechtigung, Kontocodes einzugeben oder zu bearbeiten.
Bitten Sie in diesem Fall Ihren Datenschutzbeauftragten, die erforderlichen Berechtigungen zu erteilen. Administratoren können diese Einstellungen aktualisieren, indem sie zu „Einstellungen“ gehen, den Tab „Benutzer“ öffnen, das entsprechende Benutzerprofil auswählen und die entsprechenden Kontoberechtigungen aktivieren.
Stellen Sie sicher, dass die Kontencodierung in DPO einheitlich ist.
Die Kontenplanfunktion bietet Ihnen eine vordefinierte Struktur für die Zuordnung von Kontoinformationen in DPO. Durch die Kombination von Kontonummern, Kontonamen, übergeordneten Konten, Anzeigeoptionen und Benutzerberechtigungen können Sie steuern, wie die Kontierung in Bestellungen, Rechnungen und Deckblättern verwendet wird.
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