Wie man ein Budget erstellt
- Bogdan Büchner
- 9. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Mit der DPO-Budgetfunktion können Sie Ausgaben anhand vordefinierter Ausgabenlimits verfolgen und Ihren aktuellen Budgetstatus auf einen Blick überwachen. Budgets helfen auch bei der Kontrolle der Bestellerstellung, indem sie Benutzer warnen, wenn ein Limit überschritten wird, oder die Erstellung der Bestellung gänzlich verhindern.
Erstellen Sie ein neues Budget
Gehen Sie zunächst zu den Einstellungen und öffnen Sie den Tab „Budgets“ . Erstellen Sie ein neues Budget, geben Sie ihm einen Namen, wählen Sie gegebenenfalls einen Budgetzeitraum aus und legen Sie das entsprechende Ausgabenlimit fest.
Sie können auch eine Toleranz für Budgetüberschreitungen zulassen. Diese kann entweder als Prozentsatz oder als fester Betrag konfiguriert werden.
Teilbudgets erstellen
DPO ermöglicht Ihnen außerdem die Erstellung von Teilbudgets . Diese dienen der detaillierteren Ausgabenverfolgung bei gleichzeitiger Übersicht über das Gesamtbudget. Sollen Benutzer Bestellungen nur Teilbudgets zuordnen können, lässt sich das Gesamtbudget sperren. Das gesperrte Budget wird weiterhin in der Budgetliste angezeigt, kann aber nicht direkt ausgewählt werden; Benutzer müssen stattdessen eines seiner Teilbudgets auswählen.
Budgetberechtigungen konfigurieren
Kann ein Benutzer beim Erstellen einer Bestellung keine Budgets sehen, sind möglicherweise die erforderlichen Berechtigungen nicht aktiviert. Ein DPO-Buchadministrator kann diese Einstellungen unter „Einstellungen > Benutzer“ im entsprechenden Benutzerprofil konfigurieren. Benutzern kann entweder nur die Berechtigung zum Anzeigen von Budgets oder die Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten von Budgets innerhalb von Bestellungen erteilt werden.
Budgets den Artikeln der Bestellung zuordnen
Sobald die Budgetstruktur konfiguriert ist, können Benutzer das relevante Budget und gegebenenfalls das zugehörige Teilbudget direkt im Bestellpositionseditor auswählen. Abhängig vom Bestellbetrag und Ihrer Budgetkonfiguration kann DPO eine Warnung anzeigen, wenn das Ausgabenlimit überschritten wird, oder die Erstellung der Bestellung verhindern.
Budgetnutzung überwachen
Wenn Sie eine Bestellung im Ansichtsbereich oder in der Genehmigungsliste öffnen, zeigt DPO den Prozentsatz des bereits verbrauchten Budgets an. Bei Verwendung von Teilbudgets können Sie auch deren jeweiligen Status einsehen. So erhalten Benutzer und Genehmiger beim Prüfen von Bestellungen einen klaren Überblick über die aktuellen Ausgaben im Verhältnis zum verfügbaren Budget.
Halten Sie Ihre Ausgaben im Einklang mit Ihrem Budget.
Die DPO-Budgetfunktion kombiniert vordefinierte Ausgabenlimits, Teilbudgets, Benutzerberechtigungen und Echtzeit-Budgettransparenz innerhalb des Bestellprozesses. Dadurch können Benutzer sehen, wie viel Budget bereits verwendet wurde und ob eine neue Bestellung innerhalb der definierten Grenzen liegt.
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