Wie man den Katalog benutzt

Der DPO-Katalog ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig dieselben Artikel kaufen. Anstatt die Artikelinformationen immer wieder neu einzugeben, können Sie Katalogeinträge vordefinieren und diese bei der Erstellung einer Bestellung zur Auswahl bereitstellen.

Katalogkategorien erstellen

Gehen Sie zunächst zu „Einstellungen“ und öffnen Sie den Tab „Katalog“ . Hier können Sie einzelne Artikel hinzufügen oder Ihren Katalog mithilfe von Kategorien organisieren. Um eine Kategorie zu erstellen, geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein und aktivieren Sie die Sichtbarkeit. Sie können auch Unterkategorien erstellen, indem Sie den Namen einer bestehenden übergeordneten Kategorie in das entsprechende Feld eingeben. DPO erkennt den Eintrag und schlägt passende Kategorien in der Dropdown-Liste vor.

Katalogartikel hinzufügen

Sobald Ihre Kategorien eingerichtet sind, können Sie Artikel hinzufügen. Geben Sie den Artikelnamen ein, wählen Sie die passende Kategorie und fügen Sie eine Artikelbeschreibung hinzu. Sie können außerdem Preisinformationen definieren und eine Ausgabenart zuweisen. Wenn der Preis beim Erstellen einer Bestellung nicht angezeigt werden soll, können Sie ihn während des Erstellungsprozesses ausblenden. Bitte beachten Sie, dass der Preis wieder sichtbar wird, sobald die Bestellung erstellt und im Ansichtsbereich angezeigt wird.

Kontencodes zuweisen

Katalogartikel können auch einer vordefinierten Liste von Konten zugeordnet werden. Falls die benötigten Konten noch nicht angelegt sind, gehen Sie zu Einstellungen > Kontenplan und richten Sie diese zuerst ein. Dadurch werden die relevanten Buchhaltungsinformationen direkt mit dem vordefinierten Katalogartikel verknüpft.

Informationen zum Schlosskatalog

Mit DPO können Sie die für einen einzelnen Katalogartikel gespeicherten Informationen sperren. Wenn diese Option aktiviert ist, können Benutzer die vordefinierten Daten beim Erstellen einer Bestellung nicht ändern. Sie können auch den gesamten Katalog sperren, indem Sie das Kontrollkästchen oben in den Katalogeinstellungen aktivieren. In diesem Fall können Benutzer beim Erstellen einer Bestellung keine neuen Artikel anlegen und müssen aus den vorhandenen Katalogeinträgen auswählen.

Größere Artikellisten importieren

Wenn Ihr Katalog viele Artikel enthält, kann die manuelle Eingabe zeitaufwändig sein. DPO stellt Ihnen unter dem Reiter „Importieren“ in den Einstellungen eine Importvorlage zur Verfügung. Laden Sie die Vorlage herunter, kopieren Sie die benötigten Artikelinformationen in die Vorlage und senden Sie die ausgefüllte Datei an support@digitalpurchaseorder.com . Das DPO-Team kümmert sich anschließend um den Import.

Katalogartikel in einer Bestellung verwenden

Sobald der Katalog eingerichtet ist, geht das Erstellen einer Bestellung deutlich schneller. Wählen Sie die entsprechende Abteilung und den Lieferanten aus, öffnen Sie den Bereich „Artikel“ und klicken Sie auf „Neuen Artikel hinzufügen“ . Geben Sie den Artikelnamen ein, und DPO schlägt Ihnen sofort passende Katalogartikel und Kategorien vor. Sobald Sie einen Eintrag auswählen, werden die vordefinierten Felder automatisch ausgefüllt. Sie müssen dann nur noch die restlichen Informationen, wie z. B. die Menge, angeben.

Vordefinierte Artikelinformationen wiederverwenden

Der Katalog ermöglicht es Ihnen, häufig verwendete Bestellpositionen in einer vordefinierten Struktur zu speichern. Durch die Kombination von Kategorien, Preisinformationen, Kontierungscodes und Sperroptionen können wiederkehrende Bestellungen mit einheitlichen Artikelinformationen erstellt werden, ohne dass die gleichen Details jedes Mal erneut eingegeben werden müssen.

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