Wie man Bestellungen genehmigt
- Bogdan Büchner
- 9. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Die Genehmigung von Bestellungen ist ein wichtiger Bestandteil des Einkaufsprozesses. DPO bietet Genehmigenden eine zentrale Plattform, um ausstehende Dokumente einzusehen und die erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, ohne den Überblick über offene Genehmigungen zu verlieren. Am schnellsten verwalten Sie Ihre ausstehenden Genehmigungen über Ihre persönliche Genehmigungsliste .
Greifen Sie auf Ihre persönliche Genehmigungsliste zu
Ihre persönliche Genehmigungsliste finden Sie auf der rechten Seite des DPO-Menüs.
Es enthält alle Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben, für die Sie im Genehmigungsprozess als nächster Genehmiger zuständig sind. So erhalten Sie einen klaren Überblick über die Dokumente, die auf Ihre Entscheidung warten, und vermeiden unnötige Verzögerungen für andere Benutzer.
Überprüfen Sie die Genehmigungskette
Wenn Sie eine Bestellung öffnen, wird die Genehmigungskette oben auf der Seite angezeigt. Dadurch sehen Sie, wo sich die Bestellung aktuell im Genehmigungsprozess befindet und können die relevanten Genehmigungsstufen einsehen.
Informationen zu Lieferanten und Herstellern prüfen
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, prüfen Sie bitte die Details der Bestellung sorgfältig. Auf der linken Seite finden Sie die Lieferanteninformationen . Rechts zeigt der Datenschutzbeauftragte (DPO) Informationen zur Person an, die die Bestellung erstellt hat. Bei Fragen können Sie auf den Namen des Erstellers klicken, um ihm direkt eine E-Mail zu senden.
Prüfen Sie die Artikel der Bestellung.
Weiter unten auf der Seite können Sie alle Positionen der Bestellung einsehen. Falls Sie für die Eingabe der Kontierungscodes zuständig sind, stellen Sie bitte sicher, dass für jede relevante Position der entsprechende Kontierungscode eingegeben wurde, bevor Sie fortfahren.
Fügen Sie vor der Genehmigung Kommentare hinzu.
Mit DPO können Sie vor Abschluss Ihrer Entscheidung entweder einen Genehmigungskommentar oder einen Benutzerkommentar hinzufügen. Alle zuvor mit der Bestellung verknüpften Kommentare werden ebenfalls angezeigt und liefern Ihnen so zusätzliche Informationen, bevor Sie die Bestellung genehmigen oder ablehnen.
Genehmigen, ablehnen oder die Bestellung zurücksenden
Nachdem Sie alle relevanten Informationen geprüft haben, können Sie Folgendes tun:
Genehmigen Sie die Bestellung
Die Bestellung ablehnen
In manchen Fällen haben Sie möglicherweise auch die Möglichkeit, die Bestellung an einen vorherigen Genehmiger zurückzusenden. Wenn Sie eine Bestellung zurücksenden, fügen Sie bitte einen Kommentar hinzu, der den Grund für die Rücksendung erläutert.
Halten Sie Ihre Genehmigungen organisiert
Die persönliche Genehmigungsliste bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über alle Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben, die auf Ihre Genehmigung warten. Dort können Sie den Genehmigungsprozess einsehen, alle relevanten Bestelldetails prüfen, Kommentare hinzufügen und Ihre Entscheidung direkt in DPO treffen.
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