Wie man Ausgaben überprüft

Sobald Mitarbeiter ihre Belege hochgeladen und ihre Spesenabrechnungen eingereicht haben, stehen die Übersichtsblätter in DPO zur Einsicht bereit. Die Spesenansicht bietet eine zentrale Übersicht, in der Sie Berichte finden, einzelne Belege prüfen und fertige Spesenabrechnungen zur Genehmigung vorbereiten können.

Suchen Sie nach Spesenabrechnungen zur Überprüfung.

Öffnen Sie die Spesenabrechnungsansicht in der linken Navigationsleiste, um alle eingereichten Spesenabrechnungen anzuzeigen. Mithilfe der Suchleiste oder verfügbarer Filter, z. B. „Abteilung“, können Sie eine bestimmte Abrechnungsübersicht finden. Um sich nur auf Spesenabrechnungen zu konzentrieren, die aktuell auf die Prüfung warten, wählen Sie den Filter „Zur Prüfung“ .

Einzelne Belege prüfen

Innerhalb eines Deckblatts ermöglichen Ihnen die Schnellzugriffe auf der linken Seite das schnelle Navigieren zwischen einzelnen Belegen, während der ausgewählte Beleg in der Bildschirmmitte angezeigt wird. Um Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf das Stiftsymbol des entsprechenden Belegs. Der Beleg selbst erscheint links, die extrahierten Informationen rechts. Überprüfen Sie den Belegnamen und den Bruttobetrag und bearbeiten Sie gegebenenfalls die Beschreibung, die Abteilung oder die Kontonummer.

Informationen auf mehrere Elemente anwenden

Sollen dieselben Informationen für mehrere Belegpositionen verwendet werden, können Sie die Option „Auf alle anwenden“ nutzen. Dadurch lassen sich ausgewählte Informationen, wie z. B. Steuersätze und Abteilungen, mit einem einzigen Klick auf die übrigen Positionen kopieren. Enthält ein einzelner Beleg mehrere Steuersätze, fügen Sie eine weitere Zeile hinzu und weisen Sie den entsprechenden Steuersatz zu, bevor Sie die Änderungen speichern.

Belege zur Korrektur ablehnen

Einzelne Belege können auch während des Prüfprozesses abgelehnt werden. Öffnen Sie das Dreipunkt-Menü für den entsprechenden Belegposten, wählen Sie „Ablehnen“ und geben Sie einen Ablehnungsgrund an.

Der Beleg wird anschließend automatisch zur Korrektur und erneuten Einreichung an den Posteingang für Spesenabrechnungen des Mitarbeiters zurückgesendet. Abgelehnte Belege werden zudem separat am Ende des Deckblatts angezeigt, sodass sie leicht nachvollziehbar bleiben.

Prüfermodus verwenden

Für eine schnellere Verarbeitung wechseln Sie in den Prüfermodus . Dadurch können Sie dieselbe Abteilung, Beschreibung, denselben Kontocode oder andere gemeinsame Felder für mehrere Belegpositionen anwenden.

Weisen Sie einen Lieferantencode zu.

Wenn ein Mitarbeiter zum ersten Mal ein Topsheet einreicht, erstellt DPO automatisch einen neuen Lieferanten ohne Lieferantencode. Stellen Sie vor dem Export des Spesenberichts sicher, dass der korrekte Lieferantencode zugewiesen wurde. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Lieferantencode, um ihn zu bearbeiten.

Senden Sie die Ausgaben zur Genehmigung.

Sobald der Spesenbericht geprüft und alle erforderlichen Angaben vollständig sind, klicken Sie auf „Spesen zur Genehmigung senden“ . Anschließend können Sie den vollständigen Genehmigungsverlauf einsehen und den aktuellen Status des Spesenberichts im Genehmigungsprozess verfolgen.

Mithilfe des Filters „Genehmiger“ in der Übersicht des Ausgabenblatts können Sie Spesenabrechnungen finden, die bestimmten Genehmigern zugewiesen sind. Die Genehmiger finden das Ausgabenblatt in ihrer Genehmigungsliste , wo sie es prüfen und genehmigen können.

Export- und Dokumentengenehmigungskosten

Nach der endgültigen Genehmigung können die Daten des Ausgabenblatts auf eine Drittanbieterplattform exportiert werden. Zur Dokumentation können Sie das vollständige Ausgabenblatt auch als PDF herunterladen ( PDF-Symbol) . Das PDF enthält die Ausgabenübersicht sowie alle zugehörigen Belege in einem einzigen Dokument. Sobald die Kostenerstattung abgeschlossen ist, kann das Ausgabenblatt zur Nachverfolgung als „Bezahlt“ markiert werden.

Kostenprüfung von der Einreichung bis zur Genehmigung

DPO vereint Belegprüfung, Korrekturen, Bearbeitung von Ablehnungen, Genehmigungsverfolgung und Dokumentation im Spesenprozess. Dadurch erhalten die Prüfer eine strukturierte Möglichkeit, eingereichte Abrechnungsbelege zu verwalten, bevor diese den Genehmigungsprozess durchlaufen.

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