So richten Sie Genehmigungsstufen ein
- Alesja Alewelt
- 9. Aug.
- 2 Min. Lesezeit
Das manuelle Weiterleiten von Bestellungen, Rechnungen oder Spesenabrechnungen zur Genehmigung kann zeitaufwändig sein. DPO automatisiert diesen Prozess, indem es Dokumente anhand der von Ihnen definierten Genehmigungsstruktur an die richtigen Genehmiger weiterleitet.
Wählen Sie den richtigen Genehmigungsworkflow aus.
Gehen Sie zunächst zu den Einstellungen und öffnen Sie den entsprechenden Genehmigungsbereich. Der Tab „Genehmigungsstufen“ wird für Bestellungen verwendet, während Rechnungen und Ausgaben über eigene Genehmigungsworkflows unter den Tabs „Rechnung“ und „Ausgabe“ verfügen. Alle drei Workflows sind ähnlich konfiguriert, wobei einige Einstellungen je nach Dokumenttyp variieren können.
Definieren Sie Ihre Genehmigungsstufen
Legen Sie zunächst fest, wie viele Genehmigungsstufen Ihr Unternehmen benötigt. Sie können beliebig viele Stufen erstellen, um Ihren Genehmigungsprozess abzubilden. Jede Genehmigungsstufe kann für alle Dokumente oder nur für Dokumente innerhalb eines bestimmten Wertebereichs gelten. Beispielsweise können Sie eine Stufe konfigurieren, die nur für Bestellungen über 5.000 USD gilt, oder eine Stufe für Dokumente unterhalb eines definierten Wertes erstellen.
Abteilungsbezogene Genehmigungswege erstellen
Mehrere Genehmiger können derselben Genehmigungsstufe zugeordnet werden. Sind einzelne Genehmiger für bestimmte Abteilungen zuständig, ermöglicht DPO außerdem die Einrichtung abteilungsbasierter Genehmigungswege. Aktivieren Sie dazu die Option „Nur Genehmigung nach Abteilung“ für die entsprechende Stufe. Genehmiger erhalten dann ausschließlich Bestellungen, Rechnungen oder Spesenabrechnungen, die von Benutzern ihrer jeweiligen Abteilung eingereicht werden.
Sichtbarkeit des Kontrolldokuments
Sie können außerdem festlegen, ob Dokument-IDs auf den einzelnen Genehmigungsebenen sichtbar sein sollen. Wenn Sie die Bestell-IDs abgelehnter Bestellungen ausblenden möchten, aktivieren Sie die entsprechende Option oben in den Einstellungen für die Genehmigungsebenen.
Genehmiger zuweisen
Sobald die Genehmigungsstruktur erstellt ist, weisen Sie den einzelnen Benutzern die Genehmigungsberechtigung für Dokumente auf den jeweiligen Ebenen zu.
Das können Sie auf zwei Arten tun:
Wählen Sie einen Benutzer direkt innerhalb der Genehmigungsebene aus und klicken Sie auf das Plus-Symbol.
Öffnen Sie die Registerkarte „Benutzer“ , wählen Sie ein Benutzerprofil aus und weisen Sie dort die entsprechende Genehmigungsstufe zu.
Sobald die Genehmiger zugewiesen wurden, sind die automatisierten Genehmigungsworkflows einsatzbereit.
Automatisieren Sie Ihren Genehmigungsprozess
Genehmigungsstufen ermöglichen es Ihnen, festzulegen, wer welche Dokumente unter welchen Bedingungen genehmigen soll. Durch die Kombination mehrerer Stufen, Wertebereiche, abteilungsbasierter Weiterleitung und zugewiesener Genehmiger kann DPO Bestellungen, Rechnungen und Spesenabrechnungen automatisch an die entsprechenden Benutzer senden.
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