So erstellen Sie eine Bestellung

Das Erstellen einer Bestellung in DPO ist unkompliziert, sobald Ihr DPO-Buch mit den erforderlichen Einstellungen konfiguriert ist. Stellen Sie vor dem Erstellen Ihrer ersten Bestellung sicher, dass alle notwendigen Einstellungen in Ihrem DPO-Buch vorhanden sind. Fehlende Einstellungen können die Einreichung oder Genehmigung von Bestellungen verhindern. Falls Sie keine Administratorrechte besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihren DPO-Buchadministrator.

Neue Bestellung starten

Nach dem Einloggen wählen Sie Ihr DPO-Buch aus und klicken in der linken Navigation auf „Bestellung hinzufügen“ .

Wählen Sie zunächst die entsprechende Abteilung aus dem Dropdown-Menü aus. Wählen Sie anschließend einen bestehenden Lieferanten aus oder erstellen Sie einen neuen, sofern Ihr Administrator diese Option aktiviert hat. Klicken Sie auf „Weiter“ , um fortzufahren.

Füllen Sie Ihre benutzerdefinierten Bestellfelder aus

Je nach DPO-Konfiguration Ihres Unternehmens kann Ihre Bestellung zusätzliche benutzerdefinierte Felder enthalten.

Dazu gehören beispielsweise folgende Felder:

• Komponenten

• Lieferadressen

• Weitere unternehmensspezifische Informationen

  
  

Die in Ihrem Datenschutzbeauftragtenhandbuch aufgeführten Felder können daher je nach Konfiguration Ihrer Organisation unterschiedlich sein.

Artikel der Bestellung hinzufügen

Im nächsten Schritt fügen Sie die Artikel zu Ihrer Bestellung hinzu.

DPO bietet Ihnen zwei Optionen:

• Elemente manuell erstellen

• Generieren Sie Elemente mithilfe von „Elemente mit KI generieren“.

Bei der Verwendung von KI geben Sie einfach eine Eingabeaufforderung ein, die die benötigten Artikel beschreibt.

Zum Beispiel:

„3 Mietartikel zu je 10 USD für Januar bis März zuzüglich 20 % Mehrwertsteuer.“

DPO generiert dann automatisch die entsprechenden Positionen.

Fügen Sie Artikel manuell hinzu oder verwenden Sie den Katalog.

Wenn Sie Artikel lieber manuell hinzufügen möchten, klicken Sie auf „Artikel hinzufügen“ . Falls Ihr Administrator einen Katalog konfiguriert hat, geben Sie den Artikelnamen ein. DPO schlägt Ihnen passende Katalogartikel vor. Nach der Auswahl eines Artikels kann DPO vordefinierte Informationen wie Artikelname und -beschreibung automatisch einfügen.

Anschließend können Sie alle verbleibenden Felder ausfüllen, einschließlich:

• Ausgabenart

• Menge

• Stückpreis

• Währung

• Kontonummer, falls erforderlich

• Budget, falls erforderlich

Verwenden Sie „Auf alle anwenden“.

Wenn mehrere Positionen einer Bestellung dieselben Informationen verwenden, müssen Sie diese nicht wiederholt eingeben. Füllen Sie die erforderlichen Informationen für die erste Position aus und verwenden Sie die Funktion „Auf alle anwenden“ , um Felder wie die folgenden zu kopieren:

• Kontonummer

• Ausgabenart

• Währung

zu den übrigen Gegenständen.

Fügen Sie Notizen, Lieferinformationen und Anhänge hinzu.

Sobald die Artikel der Bestellung hinzugefügt wurden, können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen.

Je nach Konfiguration kann dies Folgendes umfassen:

• Allgemeine Hinweise

• Eine Lieferadresse

• Unterstützende Anlagen wie Angebote oder Verträge

Sie können die Bestellung auch als Entwurf speichern, wenn Sie später daran weiterarbeiten möchten. Wenn Sie eine ähnliche Bestellung regelmäßig verwenden möchten, können Sie sie als Vorlage speichern.

Erstellen Sie die Bestellung

Sobald alle erforderlichen Informationen eingegeben wurden, klicken Sie auf „Bestellung erstellen“ . DPO weist der neu erstellten Bestellung automatisch eine eindeutige Bestellnummer zu. Diese Bestellnummer kann anschließend zur Nachverfolgung und als Referenz verwendet werden.

Eine bestehende Bestellung kopieren

Falls Sie in Zukunft eine ähnliche Bestellung erstellen müssen, können Sie eine bestehende Bestellung kopieren. Öffnen Sie die Bestellung in der Bestellübersicht und klicken Sie auf das Kopiersymbol . Überprüfen Sie die kopierten Informationen, nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor (z. B. Hinzufügen oder Entfernen von Artikeln) und klicken Sie auf „Bestellung erstellen“ . DPO erstellt dann eine neue Bestellung mit einer eindeutigen Bestellnummer.

Effizientes Erstellen von Bestellungen in DPO

Mit DPO können Sie Bestellungen erstellen, indem Sie Artikel manuell eingeben, vordefinierte Katalogeinträge nutzen oder KI-generierte Positionen verwenden. Optionen wie „Auf alle anwenden“, „Entwürfe“, „Vorlagen“ und das Kopieren bestehender Bestellungen ermöglichen es Ihnen, den Workflow auszuwählen, der am besten zu Ihrer Bestellung passt.

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