Ausgaben mit DPO erfassen und einreichen
- Alesja Alewelt
- vor 2 Stunden
- 3 Min. Lesezeit
Mit DPO Expenses kannst du Belege erfassen, die ausgelesenen Daten überprüfen und deine Ausgaben anschließend gesammelt zur Freigabe einreichen. Belege lassen sich entweder direkt im Browser oder über die DPO Mobile App hochladen.
Belege in DPO hochladen
Melde dich zunächst bei DPO an, wähle das passende DPO Book aus und öffne über die linke Navigation die Expense Inbox. Falls du noch keinem DPO Book zugeordnet bist, muss dich dein Administrator zunächst hinzufügen.
Belege kannst du direkt im Browser hochladen oder über die DPO Mobile App erfassen. Öffne dazu in der App das richtige DPO Book, tippe auf das Plus-Symbol und wähle Upload Expenses. Bitte beachte, dass du Belege nur in dein eigenes Benutzerkonto hochladen kannst.
Ein- und mehrseitige Belege erfassen
Bei einem einseitigen Beleg genügt es, ein Foto aufzunehmen und anschließend Upload Receipts auszuwählen.
Besteht ein Beleg aus mehreren Seiten, fotografierst du zunächst alle Seiten. Wähle danach Merge Receipts und anschließend Upload as One Single Receipt. DPO fasst die einzelnen Seiten dann zu einem Beleg zusammen.
Belegdaten überprüfen
Nach dem Hochladen findest du die neuen Belege in der Expense Inbox im Browser. Öffne einen Beleg, um ihn zu überprüfen. Links siehst du das Original, rechts die von DPO erkannten Informationen.
Prüfe die vorgeschlagenen Angaben und korrigiere sie bei Bedarf. Besonders wichtig sind der Name des Belegs und der Bruttobetrag.
Zusätzlich kannst du weitere Angaben ergänzen:
Beschreibung
Abteilung
Account Code, sofern du dafür berechtigt bist
Enthält ein Beleg mehrere Steuersätze, kannst du eine zusätzliche Zeile anlegen und den jeweiligen Steuersatz zuordnen. In vielen Fällen erkennt DPO unterschiedliche Steuersätze automatisch und teilt sie entsprechend auf.
Sind alle Angaben korrekt, klicke auf Save. Wiederhole diesen Schritt, bis alle Belege geprüft und bestätigt sind.
Topsheet erstellen
Sobald alle Belege bestätigt wurden, wechselst du zum Reiter Create Topsheet und wählst die Belege aus, die du einreichen möchtest.
DPO übernimmt die bestätigten Daten automatisch in das Topsheet. Ergänze deine Position, prüfe die Angaben noch einmal und klicke anschließend auf Create Topsheet. Danach kann die Abrechnung zur Freigabe weitergeleitet werden.
Eingereichte Abrechnungen ansehen
Deine eingereichten Abrechnungen findest du im Bereich Expense View unter My Expenses. Dort siehst du alle bereits eingereichten Topsheets sowie die Gesamtsumme deiner eingereichten Ausgaben. Topsheets können außerdem als PDF heruntergeladen werden. Die PDF enthält sowohl die vollständige Abrechnung als auch alle dazugehörigen Belege in einem einzigen Dokument.
Einzelne Belege verwalten
Wenn du einzelne Belege suchen oder verwalten möchtest, gehe zurück zur Expense Inbox und öffne My Receipt List. Dort findest du alle von dir hochgeladenen Belege – auch diejenigen, die bereits einem Topsheet zugeordnet wurden. Die Liste lässt sich außerdem nach Status filtern. So kannst du zum Beispiel gezielt nach abgelehnten Belegen suchen.
Abgelehnte Belege korrigieren und erneut einreichen
Abgelehnte Belege kannst du entweder korrigieren und erneut einreichen oder löschen. Möchtest du einen abgelehnten Beleg erneut einreichen, öffne Create Topsheet. Dort steht der Beleg wieder zur Auswahl. Nimm zunächst die gewünschten Änderungen vor und füge ihn anschließend erneut zu deinem Topsheet hinzu. Danach kannst du die Abrechnung wieder zur Freigabe einreichen.
Von der Belegerfassung bis zur Freigabe
DPO Expenses führt die einzelnen Schritte der Ausgabenabrechnung in einem durchgängigen Prozess zusammen: vom Hochladen und Prüfen der Belege über die Erstellung des Topsheets bis hin zur Freigabe.
So bleiben alle relevanten Informationen und Belege direkt in DPO verfügbar und müssen nicht separat in verschiedenen Ordnern oder Anwendungen verwaltet werden.
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