Häufig gestellte Fragen
Allgemeine Fragen
Was ist eine Purchase Order?
Eine Einkaufssoftware schafft eine verbindliche Vereinbarung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten. In einer Purchase Order werden Beschreibungen, Mengen, Preise, Rabatte, Zahlungsbedingungen und weitere Details festgelegt. Sobald eine Purchase Order vom Lieferanten genehmigt und akzeptiert worden ist, wird eine Einkaufstransaktion genehmigt.
Warum brauche ich Purchase Orders?
Die Software bietet Sicherheit für beide Seiten. Der Lieferant hat die Gewissheit, dass er bezahlt wird, wenn alle Artikel und Produkte geliefert worden sind. Der Käufer ist auf der sicheren Seite, weil er nicht von unbekannten oder unerwarteten hohen Rechnungen überrascht wird.
Wann benötige ich Purchase Orders?
Insbesondere, wenn Sie mit vielen Lieferanten zu tun haben und ein Team leiten, das in Ihrem Namen Geld ausgibt.
Was ist der Vorteil der digitalen Purchase Order?
Sie können jederzeit und von überall aus eine PO erstellen und sofort Genehmigungen einholen. Im Durchschnitt brauchen unsere Benutzer weniger als 60 Sekunden, um eine Bestellung zu erstellen, und weniger als fünf Minuten, um die endgültige Genehmigung zu erhalten. Gleichzeitig gehen in unserer Software keine Informationen verloren. Sie sind in der Lage, alle Bestellungen 24/7 zu verfolgen.
Kann ich meine Purchase Order Einstellungen anpassen?Kann ich meine Purchase Order Einstellungen anpassen?
Ja, kein Projekt ist gleich. Sie können Ihre Einkaufssoftware so anpassen, wie Sie es wünschen. Sie können neben Ihren Abteilungen und Ausgabearten auch Ihren Genehmigungsablauf anpassen und noch vieles mehr. Weitere Informationen finden Sie in unseren Video-Tutorials.
Wie erhalte ich Zugang zu der Einkaufssoftware?
Die Software funktioniert über mobile Apps für iOS und Android. Gleichzeitig können Sie auch die Desktop-Version über Ihren Webbrowser verwenden.
Wie viel kostet DPO?
Dies hängt von der durchschnittlichen Anzahl der Benutzer und Bestellungen pro Monat ab. Bitte sehen Sie in unseren Preispaketen.
Welche Währungen sind in DPO verfügbar?
DPO unterstützt alle gängigen Währungen und arbeitet mit täglich aktualisierten Wechselkursen. Alternativ können Sie auch einen eigenen festen Wechselkurs festlegen.
Können Sie jede andere Software integrieren?
Wir bieten einen Standardexport aller generierten Daten als CSV-Datei an. Diese kann in verschiedene Softwarelösungen importiert werden. Außerdem integrieren wir direkt mit QuickBooks Online.
Preisgestaltung
Wie lange dauert es, ein DPO-Projekt zu aktivieren?
Wenn Sie mit Kreditkarte oder per Paypal bezahlen, wird Ihr Projekt innerhalb weniger Minuten verfügbar sein.
Gibt es zusätzliche Preisoptionen?
Wenn die aktuellen Preispläne nicht Ihren Anforderungen entsprechen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@digitalpurchaseorder.com.
Wir werden individuell überprüfen, was wir für Sie tun können.
Kann ich mehrere Projekte betreiben, aber nur eine Lizenzgebühr bezahlen?
Es hängt davon ab, wie Sie die Anzahl der Purchase Order und Benutzer aufteilen möchten. Für weitere Details kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an support@digitalpurchaseorder.com.
Kann ich meine Lizenz up- oder downgraden?
Wenn Sie Ihre Lizenz upgraden möchten, können Sie das jederzeit über den Reiter "Projektinformationen" im Admin-Bereich tun. Für Downgrade-Anfragen wenden Sie sich bitte an support@digitalpurchaseorder.com.
Können Sie mir eine Rechnung für die DPO-Lizenz schicken?
Ja. Wenn Sie ein Unternehmen, ein Kleinbetrieb oder ein Freiberufler sind und eine Rechnung benötigen, senden Sie bitte eine E-Mail an support@digitalpurchaseorder.com.
Wie kann ich eine Lizenz verlängern?
Bitte gehen Sie in den Admin-Bereich und wählen Sie den Reiter "Projektinformationen". Hier können Sie Ihre Lizenz verlängern, auf ein anderes Paket upgraden oder zusätzliche Bestellungen aufgeben.
Ich möchte mit einer kostenlosen Testversion beginnen. Muss ich zu einem neuen Projekt wechseln, sobald ich eine kostenpflichtige Lizenz erworben habe?
Sie können mit Ihrer bestehenden Einrichtung weiterarbeiten. Wenn Sie Ihre Testversion verlängern möchten, gehen Sie einfach in den Admin-Bereich, wählen Sie den Reiter "Projektinformationen" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Lizenz verlängern".
Gibt es eine Möglichkeit, die Mehrwertsteuer nicht zu erheben?
Das kommt darauf an. Bitte senden Sie eine E-Mail an support@digitalpurchaseorder.com für weitere Informationen.
Fällt für die mobilen Apps eine zusätzliche Gebühr an?
Nein, alle Apps sind kostenlos in den App-Stores erhältlich.
Gibt es eine automatische Verlängerung meiner Lizenz?
Nein, eine automatische Verlängerung wird Ihnen nicht in Rechnung gestellt. Wenn Sie unseren Service weiter nutzen möchten, müssen Sie auf den Button "Verlängerung" klicken und den Anweisungen folgen.
Welche Zahlungsarten akzeptieren Sie?
Sie können entweder mit Kreditkarte oder über Paypal bezahlen. Alternativ können Sie eine Rechnung anfordern und per Banküberweisung bezahlen. In diesem Fall wird sich die Aktivierung der Lizenz um 1-2 Tage verzögern.
Bestellungen erstellen
Kann ich eine Purchase Order ändern, nachdem ich sie abgeschlossen und abgeschickt habe?
Ja, verwenden Sie bitte den Button "Ändern", um die gleiche Bestellnummer beizubehalten.
Merkt sich die Einkaufssoftware bestehende Lieferanten?
Ja, sobald Sie denselben Lieferantennamen in eine neue Bestellung eingeben erscheint eine Liste von ihnen.
Kann ich eine bestehende Purchase Order kopieren?
Ja, wählen Sie die Purchase Order, die Sie kopieren möchten, im Bereich "Ansicht" aus und klicken Sie auf den Button "Kopieren" auf der rechten Seite.
Bestellungen anzeigen
Was beinhaltet der Bereich Ansicht?
Sie können entweder Ihre eigenen Purchase Orders oder alle überprüfen oder nach Abteilungen und Lieferanten suchen. Darüber hinaus können Sie verschiedene Filter, Sortieroptionen und Stichwortsuchen verwenden. Alle Listen enthalten am Ende eine Nettosumme.
Warum kann nicht jeder alle Bestellungen sehen? Es fehlen einige.
Der Administrator hat möglicherweise die Sichtbarkeit bestimmter Purchase Orders für Ihr Benutzerkonto eingeschränkt. Deshalb sehen Sie vielleicht nur Ihre eigenen POs oder die Ihrer eigenen Abteilung. In anderen Fällen haben Sie vielleicht den falschen Filter gewählt, so dass Ihre PO nicht angezeigt wird.
Kann ich alle meine Purchase Orders speichern und ausdrucken?
Ja, wählen Sie dazu die PO aus, die Sie ausdrucken möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche "als PDF öffnen" auf der rechten Seite des Feldes. Sobald Sie die PDF-Datei sehen, können Sie die PO speichern und ausdrucken. Sie können auch mehrere Purchase Orders in einem Batchdruck ausdrucken.
Kann ich das Firmenlogo auf dem PDF-Bericht ändern?
Ja, bitte senden Sie uns eine E-Mail an support@digitalpurchaseorder.com für weitere Details.
Bestellungen genehmigen
Ich sehe keine zu genehmigenden Purchase Orders!
Es gibt zwei Möglichkeiten. Entweder gibt es im Moment keine Bestellungen, die Sie genehmigen können, oder Sie haben keine Genehmigungsrechte, dann wenden Sie sich bitte an Ihren Projektadministrator. Bitte beachten Sie, dass die Genehmigungsliste wie eine To-Do-Liste auf Sie zugeschnitten ist. Sie werden dort nur Bestellungen sehen, die Sie als nächstes genehmigen müssen. Andernfalls wird die Liste leer sein.
Die Einkaufssoftware fordert mich auf, eine Kontonummer einzugeben. Welche Nummer ist das?
Der Projektadministrator hat Sie ausgewählt, um Bestellungen bestimmten Kontonummern zuzuordnen. Wenn Sie nicht wissen, was das bedeutet, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektadministrator.
Ich habe eine Purchase Order genehmigt oder abgelehnt. Kann ich meine Meinung ändern?
Leider geht das nicht.
Muss ich während der Genehmigung einen Kommentar schreiben?
Nein, dieses Feld ist optional. Manchmal kann Ihr Kommentar jedoch für die Kollegen, die nach Ihnen genehmigen, hilfreich sein. Alle Kommentare werden in einer separaten E-Mail angezeigt und nicht direkt auf dem PDF-Dokument selbst.
Wie viele Personen können eine Purchase Order genehmigen?
Es gibt dafür keine Begrenzung. Sie können so viele Genehmigungsstufen einrichten, wie Sie möchten. Weitere Informationen finden Sie in unseren Video-Tutorials im Admin-Bereich.
Was geschieht nach der endgültigen Genehmigung?
Nachdem die Purchase Order endgültig genehmigt wurde, sendet die Software das finale PDF-Dokument per E-Mail an alle Mitglieder der Genehmigungskette. Sie können auch eine automatische Benachrichtigung für den Lieferanten aktivieren.
Admin-Einstellungen
Wo kann ich die Admin-Einstellungen ändern?
Gehen Sie auf das Dropdown-Feld neben Ihrer E-Mail-Adresse oben rechts auf Ihrem Bildschirm und wählen Sie "Verwaltung".
Warum kann ich die Laufzeit des Auftragsbuchs nicht ändern?
Die Laufzeit des Auftragsbuchs hängt von der Lizenz ab, die Sie oder der Administrator gewählt haben. Wenn Sie die Dauer der Einkaufssoftware verlängern möchten, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektadministrator oder klicken Sie auf die Schaltfläche "Verlängerung" im Admin-Bereich.
Warum muss ich die Rechnungsadresse im Verwaltungsbereich eingeben?
Ihre Rechnungsadresse wird auf die endgültige genehmigte Purchase Order gedruckt, die an einen Lieferanten geschickt werden kann. Dieser Lieferant benötigt Ihre Rechnungsadresse, um eine korrekte Rechnung zu erstellen.
Kann ich mit verschiedenen Währungen arbeiten?
Ja, Sie können innerhalb der Software mit mehreren Währungen arbeiten. Sie können entweder einen eigenen Wechselkurs erstellen oder das Feld leer lassen. In diesem Fall wird DPO den letzten Wechselkurs der Währung übernehmen.
Was sind Ausgabenarten?
Zum Beispiel "Miete", "Kauf" oder "Gebühr".
Was sind Genehmigungsstufen?
Die Genehmigungsstufen geben die Anzahl der Genehmigungen für jede Bestellung an. Für jede Stufe kann es nur eine Genehmigung geben. Die Zuordnung der freigabeberechtigten Person zu den einzelnen Stufen kann unter dem Reiter "Benutzer" vorgenommen werden.
Kann ich mehr als eine Person derselben Genehmigungsstufe zuordnen?
Ja, aber nur eine Person kann eine Genehmigung für jede Stufe erteilen. Nur der schnellste Benutzer kann das Genehmigungsrecht ausüben, die anderen zugewiesenen Benutzer verlieren in diesem Moment ihr Genehmigungsrecht. Es gibt eine Ausnahme, wenn Sie "Genehmigung nur durch die Abteilung" wählen. (siehe FAQ "Was bedeutet Genehmigung nur durch die Abteilung?")
Was bedeutet "Genehmigung nur durch die Abteilung"?
Normalerweise kann nur eine Person für eine bestimmte Ebene in der Software genehmigen. Wenn Sie jedoch mit verschiedenen Abteilungen arbeiten, möchten Sie vielleicht, dass jede Abteilung ihre eigene Genehmigung durch ihre Abteilungsvertreter erhält, auch wenn dies alles auf derselben Genehmigungsebene geschieht. In diesem Fall wählen Sie die Option "Genehmigung nur durch die Abteilung". Dann können viele Abteilungsleiter nur ihre eigene Abteilung genehmigen. Für weitere Hilfe sehen Sie sich bitte unser Video-Tutorial an oder kontaktieren Sie den Support.
Kann ich eine Genehmigungsstufe löschen, sobald eine Purchase Order bereits läuft?
Ja, aber stellen Sie zunächst sicher, dass kein Benutzer dieser Genehmigungsstufe zugewiesen ist.
Was passiert mit allen ausstehenden POs, wenn ich die letzte Genehmigungsstufe lösche?
Wenn die ausstehenden Purchase Orders alle Genehmigungen außer der letzten Stufe erhalten haben, werden sie automatisch in die endgültige Genehmigung überführt, sobald Sie die letzte Genehmigungsstufe löschen.
Was ist ein Benutzer und was ist ein Administrator?
Ein Administrator kann den Verwaltungsbereich der Software bearbeiten, ein Benutzer nicht.
Kann ich mehr als einen Administrator auswählen?
Ja!
Kann ich einen Benutzer löschen, während ein Projekt läuft?
Ja. Wenn dieser Benutzer Genehmigungsrechte hat, stellen Sie sicher, dass Sie zuerst einen neuen Benutzer für diese Genehmigungsstufe erstellen und dann den anderen Benutzer löschen.
Was passiert mit den Purchase Orders eines Benutzers, den ich löschen möchte?
Der Status der Purchase Orders ändert sich nicht, nur der Benutzer wird inaktiv.
Was bedeutet "Sichtbarkeit von Purchase Orders"?
Sie können entscheiden, ob der Benutzer alle Purchase Orders, nur seine eigenen oder die der Abteilung, der er angehört, sehen darf.
Kann mehr als ein Benutzer eine Kontonummer eingeben?
Ja!
Kann der Administrator falsche Lieferanteninformationen ändern?
Ja, zu jeder Zeit. Auch wenn bestimmte Bestellungen bereits endgültig genehmigt wurden.
Ich kann einen Benutzer nicht löschen, warum?
Entfernen Sie zunächst den Benutzer aus der Genehmigungskette. Dann können Sie den Benutzer löschen.
Was bedeutet "Sichtbarkeit von Purchase Orders"?
Sie können festlegen, ob der Benutzer alle Purchase Orders, nur seine eigenen, keine POs oder die der eigenen Abteilung sehen darf.
Kann der Administrator falsche Lieferanteninformationen ändern?
Ja, dies kann jederzeit über den Reiter "Lieferant" geändert werden. Auch wenn bestimmte Bestellungen bereits endgültig genehmigt wurden.
Können Sie jede andere Software integrieren?
Wir bieten einen Standardexport aller generierten Daten als CSV-Datei an. Diese kann in verschiedene Softwarelösungen importiert werden. Außerdem interagieren wir direkt mit QuickBooks Online.
Sicherheit
Was geschieht mit meinen Daten?
Wir betreiben unsere eigenen Server und sichern alle Informationen durch ein SSL-Zertifikat. Gleichzeitig befolgen wir die deutschen Datenschutzbestimmungen gemäß Bundesgesetz. Für weitere Informationen klicken Sie bitte hier.
Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?
Sie können Ihr Passwort hier zurücksetzen.
Ich habe kein Passwort für die Anmeldung erhalten. Was kann ich tun?
Wenn Sie Ihre Anmeldedaten nicht erhalten haben, sehen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner nach. Wenn Sie bereits ein DPO-Konto haben, können Sie Ihr ursprüngliches Passwort weiter verwenden. Wenn Sie sich nicht mehr an Ihr Passwort erinnern, können Sie es hier zurücksetzen.
Wo kann ich mein Passwort ändern?
Bitte gehen Sie zu Ihren persönlichen Einstellungen, indem Sie nach dem Login oben rechts auf Ihre E-Mail-Adresse klicken. Dort haben Sie die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Passwort mindestens sechs Zeichen, einen Großbuchstaben, einen Kleinbuchstaben, ein Sonderzeichen und eine Zahl enthalten muss.
Mein Konto ist gesperrt. Was kann ich tun?
Ihr Konto wird nach 15 Minuten automatisch wieder freigeschaltet. Wenn Sie sich nicht mehr an Ihr Passwort erinnern, können Sie es hier zurücksetzen.
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