Questions fréquemment posées
Questions générales
Qu'est-ce qu'un bon de commande?
Un logiciel d'achat crée un accord contraignant entre un acheteur et un fournisseur. Un bon de commande énonce les descriptions, les quantités, les prix, les remises, les conditions de paiement, etc. Une fois qu'un bon de commande a été approuvé et accepté par le fournisseur, il autorise une transaction d'achat.
Pourquoi ai-je besoin de bons de commande?
Parce que le logiciel d'achat offre une sécurité pour les deux parties. Le fournisseur s'assure d'être payé, une fois que tous les articles et produits ont été livrés. L'acheteur est du bon côté, car il ne se fait pas surprendre par de grosses factures inconnues ou inattendues.
Quand ai-je besoin de bons de commande?
Surtout lorsque vous traitez avec de nombreux fournisseurs et que vous dirigez une équipe qui dépense de l'argent en votre nom.
Quel est l'avantage du bon de commande numérique?
Vous pouvez créer un bon de commande de n'importe où, n'importe quand et obtenir des approbations instantanément. En moyenne, nos utilisateurs ont besoin de moins de 60 secondes pour créer un bon de commande et de moins de cinq minutes pour obtenir l'approbation finale. En même temps, aucune information ne se perd dans notre logiciel d'achat. Vous pouvez suivre tous les bons de commande 24h/24 et 7j/7.
Puis-je personnaliser les paramètres de mon bon de commande ?
Oui, aucun projet n'est identique à l'autre. Vous pouvez personnaliser votre logiciel d'achat comme vous le souhaitez en choisissant vos départements, vos types de dépenses, en personnalisant votre chaîne d'approbation, etc. Veuillez consulter nos didacticiels vidéo pour plus d'informations.
Comment accéder à votre logiciel d'achat?
Le logiciel d'achat fonctionne via des applications mobiles pour iOS et Android.
En même temps, vous pouvez également utiliser la version de bureau, qui fonctionne via votre navigateur Web.
Combien coûte ce service?
Cela dépend du nombre moyen d'utilisateurs et de bons de commande par mois. Veuillez consulter nos forfaits tarifaires.
Quelles devises sont disponibles dans Digital Purchase Order?
DPO prend en charge toutes les devises existantes, fonctionnant avec des taux de change mis à jour quotidiennement. Alternativement, vous pouvez configurer votre propre taux de change fixe.
Pouvez-vous intégrer avec n'importe quel autre logiciel?
Nous proposons une exportation par défaut de toutes les données générées sous forme de fichier CSV. Cela peut être importé dans diverses solutions logicielles. De plus, nous nous intégrons directement à QuickBooks Online.
Tarification
Existe-t-il des options de tarification supplémentaires?
Si les plans tarifaires actuels ne répondent pas à vos exigences, veuillez envoyer un e-mail à support@digitalpurchaseorder.com
Nous vérifierons ce que nous pouvons faire pour vous.
Puis-je exécuter plusieurs projets mais ne payer qu'un seul droit de licence?
Cela dépend de la manière dont vous souhaitez répartir le nombre de bons de commande et d'utilisateurs. Pour plus de détails, veuillez nous contacter par e-mail à support@digitalpurchaseorder.com.
Puis-je mettre à niveau ou rétrograder ma licence?
Si vous souhaitez mettre à niveau votre licence, vous pouvez le faire à tout moment via l'onglet "informations sur le projet" dans la section admin. Pour les demandes de rétrogradation, veuillez contacter support@digitalpurchaseorder.com.
Combien de temps faut-il pour activer un projet DPO?
Si vous payez par carte de crédit ou via paypal, votre projet sera disponible en quelques minutes.
Pouvez-vous m'envoyer une facture pour la licence DPO?
Oui. Si vous êtes une société, une petite entreprise ou un indépendant et que vous avez besoin d'une facture, veuillez envoyer un e-mail à support@digitalpurchaseorder.com.
Comment puis-je prolonger une licence?
Veuillez vous rendre dans la section admin et sélectionnez l'onglet "informations sur le projet". Ici, vous pourrez étendre votre licence, passer à un autre package ou acheter des bons de commande supplémentaires.
Je voudrais commencer par un essai gratuit. Dois-je passer à un nouveau projet une fois que j'ai acheté une licence payante?
Vous pouvez continuer à travailler avec votre configuration existante. Si vous souhaitez prolonger votre essai, allez simplement dans la section admin, sélectionnez l'onglet "informations sur le projet" et appuyez sur le bouton "étendre la licence".
Existe-t-il un moyen de ne pas payer la TVA?
Ça dépend. Veuillez envoyer un e-mail à support@digitalpurchaseorder.com pour plus d'informations.
Existe-t-il des frais supplémentaires pour les applications mobiles?
Non, toutes les applications mobiles sont disponibles gratuitement dans les app stores.
Y a-t-il une prolongation automatique de ma licence?
Non, nous ne vous facturerons pas via une extension automatique. Si vous souhaitez continuer avec notre service, vous devez cliquer sur le "bouton d'extension" et suivre la procédure.
Quels modes de paiement acceptez-vous?
Vous pouvez payer par carte de crédit ou via Paypal. Vous pouvez également demander une facture et payer par virement bancaire. Dans ce cas, l'activation de la licence sera retardée de 1 à 2 jours.
Créer un point de vente
Puis-je modifier un bon de commande après l'avoir rempli et envoyé?
Oui, veuillez utiliser le bouton de modification afin de conserver le même numéro de bon de commande.
Le logiciel d'achat mémorise-t-il les fournisseurs existants?
Oui, vous en trouverez une liste lorsque vous saisirez le même nom de fournisseur dans un nouveau bon de commande.
Puis-je copier un bon de commande existant?
Oui, choisissez le bon de commande que vous souhaitez copier dans la section "Afficher" et appuyez sur le bouton Copier sur le côté droit de la boîte de bon de commande.
Afficher le point de vente
Qu'est-ce qui inclut la section de vue?
Vous pouvez soit consulter vos propres bons de commande, tous les bons de commande ou effectuer une recherche par départements et fournisseurs. De plus, vous pourrez utiliser divers filtres, options de tri et recherches par mots-clés. Toutes les listes incluent un total net en bas.
Pourquoi tout le monde ne peut-il pas voir tous les bons de commande? Il en manque quelques-uns.
L'administrateur peut avoir restreint la visibilité de certains bons de commande pour votre compte utilisateur. C'est pourquoi vous ne verrez peut-être que vos propres bons de commande ou ceux de votre propre service. Dans d'autres cas, vous avez peut-être choisi un mauvais filtre qui ne vous permet pas de trouver le bon de commande.
Puis-je sauvegarder ou imprimer tous mes bons de commande?
Oui, sélectionnez le bon de commande que vous souhaitez imprimer et sélectionnez le bouton « ouvrir en PDF » sur le côté droit de la boîte de bon de commande. Une fois que vous voyez le PDF, vous pouvez enregistrer et imprimer le bon de commande. Vous pouvez également imprimer de nombreux bons de commande dans une impression par lots.
Puis-je changer le logo de l'entreprise sur le rapport PDF?
Oui, veuillez nous envoyer un e-mail à support@digitalpurchaseorder.com pour plus de détails.
Approuver POs
Je ne vois aucun bon de commande à approuver!
Il y a deux possibilités. Soit il n'y a pas de bons de commande à approuver pour le moment, soit vous n'avez aucun droit d'approbation. Veuillez contacter votre administrateur de projet si ce n'est pas correct. Veuillez garder à l'esprit que la liste d'approbation est personnalisée pour vous comme une liste de choses à faire. Vous ne verrez que les bons de commande là-dedans, lorsque vous serez le prochain en ligne pour approbation. Sinon, la liste semblera vide.
Le logiciel d'achat me demande d'entrer un numéro de compte. Qu'est-ce que c'est?
L'administrateur du projet vous a choisi pour allouer des bons de commande à certains numéros de compte. Si vous ne savez pas ce que cela signifie, veuillez contacter votre administrateur de projet.
J'ai approuvé ou refusé un bon de commande. Puis-je changer d'avis?
Malheureusement non.
Dois-je écrire un commentaire lors de l'approbation?
Non, ce champ n'est pas obligatoire. Cependant, votre commentaire peut être utile pour les collègues qui approuvent après vous. Tous les commentaires seront affichés dans un e-mail séparé et non directement sur le document PDF lui-même.
Combien de personnes peuvent approuver un bon de commande?
Il n'y a pas de limites. Vous pouvez configurer autant de niveaux d'approbation que vous le souhaitez dans le logiciel d'achat. Pour plus d'informations, veuillez consulter nos didacticiels vidéo de la section admin.
Que se passe-t-il après l'approbation finale?
Une fois le bon de commande approuvé, le logiciel d'achat enverra par e-mail le document PDF final à tous les membres de la chaîne d'approbation. Vous pouvez également activer une notification automatique pour le fournisseur.
Paramètres d'administration
Où puis-je modifier les paramètres d'administration?
Allez dans le champ déroulant à côté de votre adresse e-mail en haut à droite de votre écran et sélectionnez "Administration".
Pourquoi ne puis-je pas modifier la durée du carnet de bons de commande?
La durée du carnet de bons de commande dépend de la licence que vous ou l'administrateur avez choisie. Si vous souhaitez prolonger la durée du carnet de bons de commande du logiciel d'achat, veuillez contacter votre administrateur de projet ou cliquez sur le bouton d'extension dans la section admin / onglet d'informations sur le projet.
Pourquoi dois-je entrer l'adresse de facturation dans la section admin?
Votre adresse de facturation sera imprimée sur le bon de commande final approuvé, qui pourra être envoyé à un fournisseur. Ce fournisseur aura besoin de votre adresse de facturation pour créer une facture précise.
Puis-je travailler avec différentes devises?
Oui, vous pouvez travailler avec plusieurs devises dans le logiciel d'achat. Vous pouvez soit créer un taux de change personnalisé, soit laisser ce champ vide. Dans ce cas, DPO prendra le dernier taux de change de la devise.
Qu'est-ce qu'un type de dépense?
Par exemple "Loyer" ou "Achat" ou "Frais".
Que sont les niveaux d'approbation?
Les niveaux d'approbation représentent le nombre d'approbations pour chaque bon de commande. Il ne peut y avoir qu'une seule approbation pour chaque niveau. L'affectation d'utilisateurs approbateurs à chaque niveau peut être effectuée dans la section utilisateurs.
Puis-je affecter plusieurs personnes au même niveau d'approbation?
Oui, mais une seule personne peut faire une approbation pour chaque niveau. Seul l'utilisateur le plus rapide peut exécuter le droit d'approbation, les autres utilisateurs assignés perdront leur droit d'approbation à ce moment-là. Il y a une exception si vous choisissez « Approbation par service uniquement ». (voir FAQ "Que signifie Approbation par service uniquement ?")
Que signifie Approbation par département uniquement?
Normalement, une seule personne peut approuver un certain niveau dans le logiciel d'achat. Cependant, si vous travaillez avec différents départements, vous souhaiterez peut-être que chaque département obtienne sa propre approbation par ses représentants, même si tout cela se produit au même niveau d'approbation. Dans ce cas, choisissez l'option "Approbation par département uniquement". Dans ce cas, de nombreux chefs de département ne peuvent approuver que leur propre département. Pour plus d'aide, veuillez consulter notre didacticiel vidéo ou contacter le support.
Puis-je supprimer un niveau d'approbation une fois que le carnet de commandes est en cours d'exécution?
Oui, mais assurez-vous d'abord qu'aucun utilisateur n'est affecté à ce niveau d'approbation.
Que se passe-t-il avec tous les bons de commande en attente si je supprime le dernier niveau d'approbation?
Si les bons de commande en attente ont reçu toutes les approbations sauf le dernier niveau, ils passeront automatiquement à l'approbation finale une fois que vous aurez supprimé le dernier niveau d'approbation.
Qu'est-ce qu'un utilisateur et qu'est-ce qu'un administrateur?
Un administrateur peut modifier la section d'administration du logiciel d'achat, l'utilisateur ne le peut pas.
Puis-je choisir plus d'un administrateur?
Oui!
Puis-je supprimer un utilisateur pendant qu'un projet est en cours?
Oui. Si cet utilisateur dispose de droits d'approbation, assurez-vous d'installer d'abord un nouvel utilisateur pour ce niveau d'approbation, puis supprimez l'autre utilisateur.
Que se passe-t-il avec les Bons de commande d'un Utilisateur que je souhaite supprimer?
Le statut des bons de commande ne changera pas, seul l'utilisateur devient inactif.
Que signifie « Visibilité des bons de commande »?
Vous pouvez décider si l'utilisateur est autorisé à voir tous les bons de commande, uniquement les siens ou ceux du service auquel il appartient.
Plusieurs utilisateurs peuvent-ils saisir un numéro de compte?
Oui!
L'administrateur peut-il modifier des informations erronées sur le fournisseur?
Oui, n'importe quand. Même si certains bons de commande ont peut-être déjà reçu leur approbation définitive.
Je ne peux pas supprimer un utilisateur, pourquoi?
Supprimez d'abord l'utilisateur de la chaîne d'approbation. Ensuite, vous pouvez supprimer l'utilisateur.
Que signifie « Visibilité des bons de commande »?
Vous pouvez décider si l'utilisateur est autorisé à voir tous les bons de commande, uniquement les siens ou ceux du service auquel il appartient.
L'administrateur peut-il modifier des informations erronées sur le fournisseur?
Oui, n'importe quand. Même si certains bons de commande ont peut-être déjà reçu leur approbation définitive.
Pouvez-vous intégrer avec n'importe quel autre logiciel?
Nous proposons une exportation par défaut de toutes les données générées sous forme de fichier CSV. Cela peut être importé dans diverses solutions logicielles. De plus, nous nous intégrons directement à QuickBooks Online.
Sécurité
What happens with my data?
Nous gérons nos propres serveurs et sécurisons toutes les informations via un certificat SSL. Dans le même temps, nous respectons les réglementations allemandes en matière de protection des données conformément à la loi fédérale allemande. Pour plus d'informations cliquez ici.
J'ai oublié mon mot de passe. Que puis-je faire?
Vous pouvez réinitialiser votre mot de passe ici.
Je n'ai pas reçu de mot de passe pour me connecter. Que puis-je faire?
Si vous n'avez pas reçu vos identifiants de connexion, veuillez vérifier votre dossier spam. Si vous avez déjà un compte DPO, vous pouvez continuer à utiliser votre mot de passe d'origine. Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici.
Où puis-je changer mon mot de passe?
Veuillez accéder à vos paramètres personnels en cliquant sur votre adresse e-mail dans le coin supérieur droit après la connexion. Vous pourrez y changer votre mot de passe. Veuillez noter que votre mot de passe doit comporter au moins six caractères, une majuscule, une minuscule, un caractère spécial et un chiffre.
Mon compte est verrouillé. Que puis-je faire?
Votre compte sera automatiquement déverrouillé après 15 minutes. Si vous ne vous souvenez pas de votre mot de passe, vous pouvez le réinitialiser ici.
Curieux d'en savoir plus ?
Planifiez une démonstration en direct avec l'un de nos représentants commerciaux dès aujourd'hui.