Comment inviter de nouveaux utilisateurs
Une gestion appropriée des accès utilisateurs permet de garantir que chaque membre du DPO puisse utiliser les informations et les fonctionnalités liées à ses responsabilités. Les administrateurs peuvent inviter de nouveaux utilisateurs et configurer leurs accès directement depuis l'interface de gestion des utilisateurs.
DPO offre des contrôles précis sur la visibilité, les services, les rôles, les niveaux d'approbation, les autorisations individuelles et les commentaires. Les configurations utilisateur existantes peuvent également être copiées, ce qui facilite la création de plusieurs comptes utilisateurs aux responsabilités similaires.
Accès à la gestion des utilisateurs
Vous devez disposer de droits d'administrateur pour gérer et inviter des utilisateurs. Accédez aux Paramètres et sélectionnez Utilisateurs pour ouvrir la vue d'ensemble de la gestion des utilisateurs.
Vous pouvez consulter ici les utilisateurs de votre DPO, ainsi que des informations clés telles que leur rôle, leur poste et leurs niveaux d'approbation. En développant la fiche d'un utilisateur, vous accédez à des informations supplémentaires concernant sa visibilité, les services auxquels il est rattaché, ses rôles, ses niveaux d'approbation et ses autorisations de commentaires.
Inviter un nouvel utilisateur
Pour ajouter une personne à votre répertoire de délégués à la protection des données (DPO), sélectionnez « Inviter de nouveaux utilisateurs » . Commencez par saisir les informations générales de l'utilisateur, notamment son adresse e-mail, son prénom et son nom. Si nécessaire, vous pouvez également ajouter son entreprise, son numéro de téléphone et sa fonction.
Une fois les informations de base saisies, vous pouvez configurer précisément ce à quoi l'utilisateur doit pouvoir accéder et ce qu'il doit pouvoir faire au sein de DPO.
Configurer la visibilité des utilisateurs
La visibilité détermine les documents auxquels un utilisateur peut accéder. Pour les bons de commande, les factures et les notes de frais, vous pouvez définir si l'utilisateur peut accéder à :
Tous les documents pertinents
Documents provenant de leurs services respectifs
Uniquement leurs propres documents
Aucun document
Les paramètres de visibilité disponibles incluent les bons de commande, les factures et les fiches récapitulatives, permettant ainsi d'adapter l'accès aux responsabilités de l'utilisateur.
Attribuer les services et les niveaux d'approbation
L'accès aux documents d'un service peut être configuré individuellement. Selon votre configuration, un utilisateur peut être autorisé à consulter et approuver , à consulter uniquement ou à ne pas avoir accès aux documents d'un service particulier.
Si l'utilisateur doit participer à un processus d'approbation, vous pouvez également lui attribuer les niveaux d'approbation appropriés pour les bons de commande, les factures et les dépenses.
Sélectionnez le rôle utilisateur approprié
L'étape suivante consiste à attribuer le rôle utilisateur approprié. Un administrateur , par exemple, a accès à la zone des paramètres, contrairement à un utilisateur standard.
Des rôles personnalisés peuvent également être attribués s'ils ont déjà été configurés dans votre référentiel DPO.
Configurer les autorisations individuelles
Les autorisations déterminent les actions supplémentaires qu'un utilisateur peut effectuer dans DPO. Cela vous permet d'éviter de donner à chaque utilisateur l'accès à toutes les fonctionnalités de DPO et de limiter son espace de travail aux fonctions dont il a réellement besoin.
En fonction de leurs responsabilités, les autorisations peuvent permettre aux utilisateurs de :
Saisissez les codes de compte
Gérer les factures
Modifier ou annuler les bons de commande
Gérer les budgets
Examiner les dépenses
Créer de nouveaux bons de commande
Par exemple, si un utilisateur ne connaît pas les codes de compte, il est inutile de lui afficher les champs correspondants. Activez uniquement les autorisations nécessaires à ses responsabilités.
Définir les autorisations des commentaires
Les autorisations de commentaires offrent un niveau de contrôle supplémentaire. Vous pouvez déterminer si un utilisateur est autorisé à publier des commentaires et s'il peut voir uniquement ses propres commentaires ou tous les commentaires.
Une fois la configuration utilisateur complète vérifiée, cliquez sur Inviter . DPO enverra un e-mail d'invitation permettant au nouvel utilisateur de finaliser son inscription et de créer un mot de passe.
Que faire si l'e-mail d'invitation n'arrive pas ?
Si l'utilisateur ne reçoit pas l'e-mail d'invitation, demandez-lui de vérifier d'abord son dossier de courriers indésirables et de confirmer que l'adresse e-mail correcte a été saisie dans DPO.
Si le lien d'invitation initial a expiré, l'utilisateur peut se rendre sur la page de connexion du DPO et sélectionner « Mot de passe oublié » pour demander un nouveau lien de mot de passe.
Copier une configuration utilisateur existante
Pour inviter une personne dont la configuration est similaire à celle d'un utilisateur existant, vous n'avez pas besoin de tout reconfigurer. Dans la vue d'ensemble de la gestion des utilisateurs, ouvrez le menu situé à côté de l'utilisateur existant et sélectionnez « Copier l'utilisateur » .
DPO utilise la configuration de cet utilisateur comme point de départ pour le nouvel utilisateur. Vous pouvez ensuite saisir les informations personnelles de ce dernier, vérifier la configuration copiée, apporter les modifications nécessaires et envoyer l'invitation.
Ceci est particulièrement utile lorsque plusieurs utilisateurs ont des rôles, des services, des autorisations ou des responsabilités d'approbation similaires.
Modifier les utilisateurs existants
Les utilisateurs existants peuvent également être gérés directement depuis la vue d'ensemble de la gestion des utilisateurs. Cliquez sur l' icône en forme de crayon à côté d'un utilisateur pour modifier sa configuration.
À partir de là, vous pouvez mettre à jour :
Visibilité
Départements
Rôles
Niveaux d'approbation
Autorisations
Paramètres des commentaires
Si un utilisateur ne peut pas être supprimé, vérifiez s'il est toujours associé à des niveaux d'approbation. Ces attributions de niveaux d'approbation doivent être supprimées avant que l'utilisateur puisse être supprimé.
Importer plusieurs utilisateurs
Si vous devez ajouter un grand nombre d'utilisateurs, vous n'avez pas besoin de les inviter individuellement. DPO propose une feuille d'importation d'utilisateurs dans la section Paramètres .
Téléchargez le tableur et complétez les informations utilisateur requises. Le fichier ainsi rempli peut ensuite être envoyé à support@digitalpurchaseorder.com pour importation.
Gérer efficacement les accès utilisateurs
Les paramètres de gestion des utilisateurs de DPO permettent aux administrateurs de contrôler les documents, services, flux de travail et fonctions auxquels chaque utilisateur a accès. En combinant rôles, niveaux d'approbation, paramètres de visibilité et autorisations individuelles, l'espace de travail de chaque utilisateur peut être configuré en fonction de ses responsabilités réelles.
La possibilité de copier les configurations existantes et d'importer un plus grand nombre d'utilisateurs facilite également la gestion des équipes où plusieurs personnes ont besoin de configurations similaires.
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